PROBLEM 1: Ineffektiv kommunikation mellan olika system

• Företaget AB, som ingår i Koncernia, har insett behovet av att kunna effektivisera kommunikationen med sina säljare, kunder och sammarbetspartners. Svårigheten är att informationen mellan flera olika avdelningar, alla med olika system, behöver kunna sammanställas och presenteras dynamiskt. Detta kan t. ex gälla offerter, kundbrev, rapporter som säljaren behöver för att effektivt kunna arbeta.
  
  
• Begränsade möjligheter finns att sammanställa informationen mellan de olika systemen. Informationen kan heller inte kunna presenteras på ett enhetligt och estetiskt tilltalande sätt. I den bransch som Företaget AB befinner sig inom är konkurrensen hård så inget bör eller kan lämnas åt slumpen. Kunderna förväntar sig mer och bättre information som dessutom är anpassat till deras situation.
  
  
• Företaget AB, anser att det omöjligt går att byta ut samtliga system eftersom det kommer att bli en alltför tidskrävande, invecklad och dyr historia. Systemen fungerar bra på det dem ska göra, så att byta ut fungerande system är inte aktuellt i dagsläget. Som inom många andra stora företag har de olika avdelningarna inom Företaget AB inte enats omkring en unison strategi vad gäller IT-systemen. Så nu har man olika system på skilda plattformar som bearbetar affärskritiska data i olika format.

LÖSNING: Effektivisera kommunikationen med en enda plattform, idag och imorgon

Sogetis StreamServe-konsult kommer med följande förslag på Företaget AB:s olika problem. En StreamServe-lösning löser enkelt existerande problematik och kommer dessutom att vara beständigt om Företaget AB bestämmer sig för att byta ut något av systemen i framtiden. Oavsett vilken systemarkitektur Företaget AB kommer ha i framtiden så kommer en StreamServe-lösning enkelt kunna modifieras för att anpassas till den nya arkitekturen. Om Företaget AB i framtiden ser behov av förändringar eller tillägg av ytterligare kommunikationskanaler, till andra mottagarsystem, för att anpassas efter Företaget AB:s, kundens och sammarbetspartnernas behov, kan detta enkelt åtgärdas. Med hjälp av StreamServe kan du skräddarsy och effektivisera din kommunikation oberoende av format, källsystem och mottagare.
    

• Företaget AB, sköter sin fakturering centralt. Fakturorna skickas till en central skrivare för utskrift från ett affärssystem som har stöd för fakturahantering. Affärssystemet har i sig själv inget stöd för att dynamiskt kunna anpassa fakturornas utseende. Så när ett av Företaget AB:s största kunder ställer som krav att en streckkod skall finnas på fakturorna från deras leverantörer, men endast på de fakturor som skall sändas till den stora kundens kontor i Japan så funderar IT-chefen på Företaget AB på att byta ut affärssystemet för att kunna klara av dessa krav. Något som blir både dyrt och tidskrävande!
  

LÖSNING: Fatta besluten i ”runtime” med StreamServe

Behåll det gamla affärssystemet! StreamServe hanterar enkelt beslut i runtime, så med ett litet script på ett par rader fattas beslut som; om och när streckkoder m.m. skall skrivas ut på fakturan. Med hjälp av StreamServe så kan man med mycket enkla medel lägga till en streckkod i sina dokument. StreamServe stödjer en mängd olika typer av OMR-koder och däribland även streckkodstandardena; INT2OF5 och CODE39. Att skräddarsy utseendet på dina dokument, med eller utan grafik, texter av olika slag och på olika språk, efter kunders och leverantörers skiftande krav, hanteras enkelt i runtime. 
   

Med hjälp av StreamServe så kan man enkelt skapa en elektronisk faktura genom att konvertera fakturan till HTML. Om 20 % av fakturorna presenteras som webbdokument - alltså 200,000 fakturor, så kommer Företaget AB att spara 900 000 kr/år.
    
TILLÄGSLÖSNING: PDF OCH ARKIVERING

*När man skapar den elektroniska fakturan kan man med ett enkelt handgrepp även skapa en PDF-kopia av fakturan. PDF:n kan då automatiskt, för kontroll av uppgifterna på fakturan, via E-mail skickas till exempelvis den referensperson som finns angiven på fakturan. Parallellt kan en PDF-kopia skickas till ett RePRINT arkiveringssytem, där fakturan arkiveras.

• Företaget har kopior på samtliga dokument utskrivna och insatta i pärmar, där flera års pärmförråd nu tar upp en stor yta hos företaget. Dessutom tycker många inom företaget att det är jobbigt att manuellt leta upp och ta kopior på dokumenten. En säljare i Malmö klagar framförallt på att han inte kan se samtliga dokument och historik på sina kunder.

LÖSNING: RePRINT arkivering

Implementera den enkla tilläggsmodulen Reprint&Archving (elektroniskt arkiv för StreamServe dokument), vilket gör dokument sökbara via en enkel webb-browser överallt inom företaget, eller restriktivt till de som ska ha tillgång till dokumenten.

PROBLEM 5: Svårt att anpassa distribution efter kundernas krav

• Företaget AB har svårt att hänga med och i utvecklingen för alla kommunikationsformat och kanaler som finns. Man har gjort försök med att bygga lösningar för att stödja fax, mail, etc, men det har slutat med en kostsam och spretig IT-infrastruktur.

LÖSNING: Konvertering till olika format

Genom StreamServe konverteras lätt dokument och meddelanden mellan olika format och kanaler. Företaget kan lätt låta sina kunder själva bestämma hur de vill få dokumenten skickade till sig.
 

PROBLEM 6: Bristande språkstöd

• Företaget AB vill försöka ta sig in på en ny marknad inom ett östeuropeiskt land. Nu har dem ett problem då deras affärssystem inte kan producera dokument på flera olika språk.

Lösning: StreamServe kan konvertera till olika språk utan att man behöver bygga in den funktionaliteten i ERP-systemet.
 

PROBLEM 7: Bristande kontroll på utskrifter

• Företaget AB finns representerat på många orter och vill ha kontroll på vissa tids- och verksamhetskritiska utskrifter. Om någon kommer för sent ut innebär det stora kostnader för verksamheten.

Lösning: StreamServe Output Center övervakar enkelt utskrifter i Företagets hela skrivar-park. De får felmeddelanden när något går snett, och kan automatiskt styras till andra skrivare.