Segt informationsflöde? Upprätta en ECM-strategi

Känner du igen dig?

• Det tar lång tid att hitta de dokument du letar efter.
• Du använder flera inloggningar för att ta dig ”in-och-ur” system för att leta efter information.
• Du undrar i vilket system du ska hitta ”det där vi pratade om förra våren”.
• "På vårt företag gör alla på olika sätt för att hitta rätt dokument". 
• Intranätet består av information som inte rör mig.
• "Det är Kalle som måste publicera min rapport på vår sajt eftersom han har behörighet."
• IT-avdelningen tar lång tid på sig att tillverka ”det där enkla registret över xyz".
• "Juridikavdelningen säger att jag måste ta hänsyn till offentlighetsprincipen från år 1766" (=sant för offentlig sektor!)

Det startas för mycket projekt som handlar om information, dokument och register utan att man sätter dessa i ett sammanhang och/eller att man har en gemensam plan för hur dessa ska utvecklas, samarbeta och förvaltas.

Episerver-, Office 365-, Wordpress-, Platina-, Sharepoint-projekt är alla exempel på projekt som startas i tron att det löser alla informationsproblem.

Man har börjat på HUR det genomförs och inte VARFÖR de existerar. Ofta går man och ställer sig vid verktyget och tror det ska lösa alla problem gällande hemsidan, intranät, fillagring, mötesanteckningar, budgetfiler, rapporter, bilder, video och så vidare. Även om man har en vag aning om att man inte gör rätt så tror man ändå att verktyget löser saker helt magiskt under resan. Det som händer är att verktygen som är inblandade blir till en koloss som tar lång tid att förändra och justera. Det är detta som många organisationer upplever efter några system och år... 

Så funkar ECM-strategin

Projekten behöver en strategi. En ECM-strategi. ECM (Enterprise Content Management) är inte ett system. Det är ett samlingsbegrepp för information och informationsbärare inom organisationen.

Dokumenthantering, webbplatser, intranät, processkartläggning, ärendehantering, diarieföring och e-arkiv böhöver alla lagras och struktureras i system och verktyg. Samtidigt behöver man veta vad man ska ta hänsyn till gällande processer, teknik och organisationen.

Genom att skapa en strategi på hur man till exempel lagrar, visar och redigerar dokument, samt får systemen att prata med varandra har man kommit en bra bit på väg. Det är inte förrän man ringar in informationsbäraren som man kan hantera nya projekt och system.

 

 

Det finns inget facit eller färdig lista på hur ECM-strategin ska se ut. Det beror på hur organisationen och processerna ser ut.  

Så får du "ECM-koll"

Börja med att checka av dessa punkter: 

• Vilket önskeläge finns gällande flödet av information i organisationen?
• Vad är det realistiska flödet med hänsyn till organisationens tid, pengar och resurser?
• Vilka processer/arbetsflöden finns?
• Vilken information är kritisk? 
• Finns säkerhetsklassad information?
• Vilka system hanterar information idag?
• Vilka system ska hantera information imorgon?
• Vad lagras och var lagrar vi dokument?
• Vilka typer av filer används?
• Kan informationssystemen "prata med varandra"?
• Finns en integrationsplattform?
• Vilket behörighetssystem ska användas?
• Ska det finnas en samlingspunkt för slutförvaring/arkiv?
• Finns en plattformsstrategi (tex "bara Microsoft")
• Hur ska man söka efter information?
• Vilka målgrupper / del i organisationen ska hantera information?
• Från vilken plats/enheter vill målgruppen nå information?
• Vilka ledtider är acceptabla? 
• Vem i ledningen äger ECM-strategin?

Om man har svårt att svara på frågorna ovan kan det vara idé att enas runt en ECM-strategi. Enkelt förklarat handlar det om att sätta upp regler och förhållningssätt gällande information. Sätt inte upp tunga administrativa regler. Se det som en hjälp till hur man bygger rätt informationsflöde i organisationen där man tar hänsyn till uppsatta parametrar som inte bara är system.

Det viktigaste av allt är att strategin ägs av ledningen och att medarbetarna ska känna att man kan genomföra sitt arbete utan att gå vilse i systemen.

Mina erfarenheter när det gäller ECM är att IT möter "pappers-tänk" och IT-mognad med den senaste tekniken möter "gammal juridik och arkivregler". Det kan vara svårt att tänka nytt. Den som lyckas vinner det stora priset i digital transformation.

Lycka till!