BLOGGPOST
PROJEKTLEDNING

3 nya verktyg för dig som har tröttnat på ppt

Projektledare älskar och hatar PowerPoint. Någon har sagt att om man visar en PowerPoint-presentation så somnar halva mötet. Det finns dock andra verktyg att ta till, som dessutom är helt gratis!

Nedan läser du om gratisverktygen från Microsoft för att skapa och visa presentationer:

  • Sway - "nya PowerPoint"
  • Office Mix - skärminspelning direkt till PowerPoint
  • Docs.com - lägg alla dina presentationer p har sagt att om man visar en PowerPoint-presentation så somnar halva mötet.

Vi projektledare har tittat på andra verktyg som Prezi, Google Slides och Slideshare. Alla är bra och gör jobbet. Dock sitter man ofta i en verksamhet som inte är så snabba och pigga på att lägga till nya verktyg till sin flora, eftersom det kräver förändring av processer, förvaltning eller nya utbildningar. Man använder oftast Microsoft verktyg.

Här är några nya gratisverktyg som finns med i Office.com och Office365:

Sway
Microsoft har skapat ett nytt verktyg som de på ett offensivt sätt satsar på att sprida till alla användare (det finns gratisklienter för alla plattformar (inklusive de mobila)). I Sway skapar du presentationer. De ska liknas vid en webbsida och kan vara interaktiva. Färdiga presentationer delar du med andra via molnet till valfri plattform. Användningsområden för detta "nytänk" är bland annat interaktiva rapporter och presentationer. Du kan även skapa nyhetsbrev, bildspel och enklare webbsidor. Målgrupperna för Sway är såväl privatpersoner, som kontor och skolor.

Som projektledare har du möjligheten att skapa dina presentationer och infoga material från olika tjänster som OneDrive och OneNote (stöd finns även för till exempel Google Drive, Facebook och iCloud). Du kan till exempel infoga projektbudgeten från OneDrive vilket gör att presentationen uppdateras om du ändrar i filen. Främst är Sway tänkt att vara "presentation på ett nytt sätt". Alla tänker inte linjärt som PowerPoint. Det färdiga resultatet i Sway blir som en kombination av en presentation, bok och webbsida.


Office Mix
Det finns ett plug-in till PowerPoint som heter Office Mix. Här kan man äntligen skapa skärminspelningar som infogas direkt i PowerPoint eller laddas upp till molntjänsten Office Mix eller Docs.com. Perfekt för att spela in ett demo och slippa livedemo som strular.


Docs.com
Docs.com är en webbplats från Microsoft där du gratis kan dela dina presentationer samt Word, Excel, Office Mix, PDF-filer och övriga länkar. Detta kan vara ditt offentliga eller privata galleri för projektets presentationer. Använd detta verktyg när du till exempel vill kommunicera med intressenter i projektet (utbildningsmaterial, ledning, mötesanteckningar med extern part...) Fördelen med Docs.com är att du kan skapa en samling så att dokumenten blir lätta att hitta. Tänk på att Docs.com inte har någon koppling till dokumentet som laddas upp och förändringar i originalfilen visas inte.


Epilog

Verktyg i all ära. Projektledarens bästa verktyg är ändå muntliga möten och whiteboard. Inget slår detta när det gäller effektiv kommunikation där projektdeltagarna verkligen tar in det som är viktigast i din presentation.

todo todo