BLOGGPOST
PROJEKTLEDNING

Dags för överlämning? Ta med en Scrum-present

Är du också orolig för att projektet ska haverera när det är dags för överlämning? Lugn, med en liten scrum-present till mottagaren säkerställer du både verksamhetsnytta och måluppföljning. Jag pratar förstås om tips på agila projektmetoder, som till exempel att hålla dagliga möten med mål, delmål och effektmål.

När du som projektledare lämnar över projektet till din mottagare, kan man ibland känna en oro för att ens projekt inte kommer att förvaltas enligt projektresultat, riktlinjer, tempo och/eller mål.

För att säkerställa fortsatt verksamhetsnytta och måluppföljning kan en del av överlämningen bestå av några tips på agila projektmetoder. Dagliga möten (med inspiration från Daily Scrum eller Stand-up meeting) är en present som man kan ge mottagaren.

De dagliga mötena ska syfta till att skapa en snabb ögonblicksbild av avdelningen/gruppens arbete och ge projektet fortlevnad och tillväxt. Som bonus skapas även strävan mot delmål, mål och effektmål.

Checklista för dagliga möten

Inför följande: 

  1. Ett daglig kort avstämningsmöte
  2. Delmål med ett tidsintervall
  3. Målsträvan i dagliga aktiviteter

Håll ett dagligt möte

Ett dagligt möte är ett kort "projektmöte" med hela gruppen/avdelningen/teamet där alla presenterar en statusuppdatering över vilka aktiviteter man just nu arbetar med. Varje aktivitet ska "försvaras" mot ett delmål.

Uppdateringen blir en enkel kontroll som hjälper till att kommunicera, självorganisera, göra rätt prioriteringar, identifiera och undanröja hinder, samt ger en bild av hur alla presterar och om allt går enligt plan.

Så genomför ni dagliga möten

  • Sträva efter att sätta ihop en liten grupp
  • Varje möte ska inte ta mer än 15 minuter
  • Mötena bör vara på samma tid och på samma plats varje dag, helst vid en tavla som visar aktuell status för varje aktivitet
  • Mötena måste börja i tid
  • Låt en person hålla i taktpinnen
  • Mötena ska hållas stående, för att uppmuntra till ett kort möte
  • Låt en person i taget ge sin statusrapport, medan alla andra lyssnar (rapporten ska vara kort och koncis!)
  • Tillåt inga avvikelser från den fastställda agendan (se nedan). Boka ett separat möte om en rapportering drar ut på tiden
  • Tillåt intressenter utanför gruppen att närvara vid mötet, men inte delta
  • Varje aktivitet som presenteras ska sträva efter ett mål

Agenda

Mötesdeltagarna statusrapporterar genom att svara på tre frågor:

  1. Vad gjorde du igår?
  2. Vad ska du göra idag?
  3. Ser du några hinder i ditt arbete?

Målsträvan

  1. Alla aktiviteter ska sträva mot gruppens tidsbestämda delmål
    Ex: ”Den 31 augusti ska vi vara klara med publiceringen av alla regelverk på intranätet"
  2. Varje delmål ska i sin tur ha ett mål
    Ex: ”Komplett verksamhetssystem på intranätet innan den 31 december”
  3. Varje mål ska kopplas till ett effektmål 
    Ex: ”Effektiv informationsspridning i verksamheten"

Varje aktivitet som presenteras under det dagliga mötet bör målmotiveras.
Exempel: 

"Idag ska jag skriva två texter om regelverk på vårt intranät för att nå delmålet att blir klar med publiceringen av alla regelverk på intranätet innan den 31 aug. Detta kommer leda till ett komplett verksamhetssystem som skapar en effektiv informationsspridning i verksamheten".

Tänk på att...

Även om exemplet ovan verkar långt så behöver man upprepa måluppföljning varje dag, annars så kommer det en dag där man genomför aktiviteter utan att veta varför.

"Idag skriver jag två texter för att min chef har sagt det"... är inte ett mål.

todo todo