BLOGGPOST
PROJEKTLEDNING

Så lyckas ni med IT-projektet

Brister i vår digitala arbetsmiljö kostar samhället miljarder varje år, enligt en rapport från Arbetsmiljöverket. Kostnaderna ökar och alla blir missnöjda, såväl beställare som utförare. Men varför misslyckas så många IT-projekt? Jag ser en genomgående "trend", samt en lösning på problemet.

Vi har IT-stress. IT kostar pengar. Inga IT-projekt blir klara. Men varför? Låt mig ta ett exempel. Följande utspelas mellan IT och verksamheten:

Verksamheten: Vi måste ha en "cykel".
IT: Vad vill ni göra med "cykeln"?
V: Det har vi inte tid att berätta. Det ska ni veta.
IT: Nja, vi vet hur man kan tillverka en "cykel", men vilken färg vill ni ha och vilka vägar ska ni cykla på?
V: Det ska ni veta. Gör "cykeln" nu. Snabbt! Fråga inte. Vi har inte tid.
IT: Ok
.... 6 månader senare
IT: Här är "cykeln".
V: Den är ju gul! Den har ju två hjul! Den ska vara blåröd och ha fyra hjul. Gör om. Vad trött man blir...
V: [vid kaffeautomaten] IT är 250 personer på HK men kan ändå inte göra något rätt. Man blir så trött! 
IT: [Repeterar från början] Vad vill ni göra....
Verksamheten: samma svar: vi har inte tid - 
..och så vidare... runt runt i en loop.

Orsaken till problemet är att IT aldrig, aldrig, aldrig får äga processen och arbetsflödet. Det är verksamheten som ska äga och förvalta det de gör och handlar. IT-avdelningen/konsulten kan hjälpa till men inte äga.

Så enkelt är det... nej, det är inte enkelt. Verksamheten har nämligen sällan tid, medan IT-avdelningen/konsulten oftast kommer in som en hjälte och dokumenterar och kartlägger samt tillverkar systemet. När allt sedan är klart blir alla missnöjda.
Men det finns faktiskt något du kan göra. Börja med en checklista! 

Checklistan bakom ett lyckat IT-projekt

1. Dokumentera processer tillsammans med verksamheten
2. Få verksamheten att bekräfta dokumenterad process
3. Se till att processen verkligen genomförs på beskrivet sätt i verksamheten
4. Inför/tillverka ett stöd/verktyg
5. Repetera från punkt 2 till ok från verksamheten på stöd/verktyg
6. Option: Förbättra processen från punkt 1 (max 15%, annars orkar inte verksamheten)

Ovan gör att den aktuella verksamheten faktiskt äger sin process. Undvik att hoppa över punkt 1-3 och loopa på punkt 4. Det blir dyrt, det tar lång tid och inget blir klart.

... och tänk på att processen inte är ett dokument med pilar och text. Processen handlar om människors förmåga och vilja att arbeta effektivt. Det är det som ska dokumenteras och bekräftas.

todo todo