LTU skapar hållbar integrationsplattform i samarbete med Sogeti

Precis så resonerade Luleå Tekniska Universitet (LTU) när de bestämde sig för att skapa och förankra en ny strategi och referensarkitektur som resulterade i en hållbar och molnbaserad integrationsplattform.

Låter det krångligt? Sanningen är att det blir mycket krångligare utan strategi och referensarkitektur. Att slippa uppfinna hjulet varje gång nya IT-system ska integreras innebär stor vinning i tankemöda, kostnader och tid.

Förankrad strategi vs snabbt teknikprojekt

När LTU fattade beslut att påbörja en integrationsresa lutade de sig mot sin övergripande cloudstrategi. Däremot behövdes en förstudie för att bottna integrationsbehoven, få kontroll på alla flöden och skapa ett förankrat beslutsunderlag.

”Vad vi inte ville var att starta ett snabbt teknikprojekt. Tack vare att en ny verksamhetskarta nyligen tagits fram hade vi mycket gratis till förstudien”, berättar Susanne Lidman, projektledare för förstudien och idag förvaltningsledare för integrationer på LTU.

Partnerskap som gynnar båda parter

Efter 3 månaders förstudie beslutade LTU att bygga en egen plattform i Azure. De vände sig till sin upphandlade partner Sogeti för att få stöd i sin kommande resa.

 ”Partnerskapet med Sogeti är en trygghet och det är självklart att nyttja partnerskapet i såna här situationer. Jag uppskattar dialogerna med vår kontaktperson Anna Håkans på Sogeti i Luleå när vi letar kompetens till våra behov. Anna är lyhörd, engagerad och förstår våra utmaningar”, säger Peter Danell, chef för integration och utveckling samt verksamhetsstöd.

Förtroendet är ömsesidigt. Anna Håkans, kundansvarig på LTU:

”LTU är en tacksam partner att arbeta med. De är proaktiva och lyhörda för nya idéer. Jag gillar även att vi båda ser fördelarna med teamleveranser och att alla konsulter nödvändigtvis inte behöver sitta i Luleå. Det ger oss bättre förutsättningar att skapa bästa möjliga resultat,” berättar Anna.

En av nyckelpersonerna i Sogetis integrationsteam är Martin Gjerde, integrationsarkitekt på Sogeti i Örnsköldsvik:

”LTU är en fantastisk kund. De är enkla att arbeta med och ger oss konsulter förtroende från start. Allra mest uppskattar jag att de inte vill gena, utan väljer att jobba klokt och i rätt ordning.”

Därför valde LTU att bygga sin egen integrationsplattform

Andreas Pettersson, IT-arkitekt på LTU, med erfarenhet av de stora etablerade integrationsplattformarna, säger att en billigare och enklare start var en de avgörande faktorerna med att bygga eget. Att börja i liten skala, ha stor kontroll och kunna växla upp i egen takt kändes lockande.
”Kanske lite av en chansning, men vi visste att det skulle fungera, speciellt med våra strategitankar kring referensarkitekturen, regler och riktlinjer”, säger Andreas.

Även om t.ex. monitorering kommer på köpet i färdiga plattformar och att man själv måste ta mer ansvar gällande säkerhet, så anser LTU att fördelarna med egen plattform väger över.

”Vi är supernöjda med vårt val!”, konstaterar både Susanne, Peter och Andreas.  

Utmaningar längs resans gång

LTU vittnar om en fantastisk resa, även om allt inte gått på räls hela tiden. Kompetensresan har varit lika jobbig som rolig. Med olika perspektiv, kompetenser och erfarenheter från externa och interna arkitekter och utvecklare har diskussionerna stundtals varit högljudda och långa, vilket dock i slutändan bidragit till ett mycket gott resultat.
”Det har varit värdefullt med en extern part från Sogeti som kunnat vara mer objektiv i interna diskussioner”, säger Susanne.

Införandet av styrningen av arkitekturen har stundtals varit en utmaning då den innebär att börja förhålla sig till ett ramverk efter att tidigare haft en friare spelplan. Detta har bidragit till en del frågor hos utvecklarna, som t.ex. vad som är okej att göra och inte.

”Det blir annat med en standardiserad plattform när man tidigare gjort sina egna integrationer, varit sin egen arkitekt och dokumenterat på sitt eget sätt”, berättar Susanne och fortsätter:

”I samband med integrationsprojektet tog vi tag i många kriterier för att skapa en värdeutveckling. Samtidigt skedde även en del omorganisationer. Det blev mycket i samma veva! Men oj, vad man lär sig på en sån här resa! Speciellt hur viktigt det är med förankring. Vi kommer verkligen ut på andra sidan ännu bättre rustade och med massor av lärdomar!”

Tips och råd till andra

Vikten av att göra sin hemläxa, prioritera informationshanteringen och inte ploga med tekniken är några av de råd som LTU skickar med till andra. En stor del av resan har handlat om verksamhetsförbättring.

”Det betyder mycket att ledningen har sett det centrala i den förflyttning vi gjort och att vi fått det stöd och de resurser vi behövt”, säger Susanne.

LTU hade även stöd från sin nyuppdaterade verksamhetskarta och kunde från denna börja kategorisera informationen i en domänmodell och namnge integrationerna utifrån vad de facto gör.

”Martin på Sogeti var väldigt drivande i att ta fram referensarkitekturen och att vi inte skulle fastna i tekniken. Hans erfarenhet från liknande projekt var värdefullt för oss. Vi har sparat oerhört mycket tid tack vare detta”, berättar Andreas.

Resultat

Idag finns en återanvändbarhet, skalbarhet och struktur som inte fanns tidigare. Det är även enklare för integrationsteamet att involvera verksamheten i det som rör integrationer.

”Vi bytt ingångsvinkel till mer verksamhetsfokus. Vi lägger mer fokus på att specificera informationen, använda verksamhetsspråk istället för teknikspråk och får därmed lättare med oss verksamheten i diskussioner. Istället för xml-filer pratar vi t.ex. om antal studenter antagna på kurs”, säger Andreas.

Ett annat resultat är att ansvaret för system och integrationer är inte längre ett svart hål. Integrationsteamet och systemägarna vet tydligt var ansvaret för integrationsplattformen och systemen börjar och slutar.

”Idag har vi bättre styrning på processen. Ingen kan trycka in en ny integration utan att dokumentera den. Ingen kan heller beställa en implementation utan att vi ska ha järnkoll på det”, säger Susanne och fortsätter:

”Vi är supernöjda och rekommenderar andra att göra samma resa som vi har gjort. Den strukturella styrningen har skapat både trygghet och arbetsglädje.”

Nästa hållplats: Integrationsfabriken

LTU’s vision är att bygga en integrationsfabrik där informationen är så lättillgänglig att utvecklarna snabbt hittar vad de söker och att det aldrig föreligger några frågetecken när nya integrationer ska skapas.

En mycket spännande vision och fullt genomförbar. LTU har redan kommit en lång väg på sin resa och kanske får vi anledning att återkomma igen för ett studiebesök i den fullskaliga integrationsfabriken.    

Nyfiken på att veta mer eller har du ett behov som du vill diskutera? Hör av dig till Stefan Svarvare, projektledare på Sogeti i Luleå: stefan.svarvare@sogeti.se, 073-841 04 66