Så tog Hifab internkommunikationen till helt nya nivåer

Bakgrund

Hifabs intranät ”Insidan” är den primära kanalen för förtagets interna kommunikation. Insidan lanserades 2004 och har de senaste åren byggt på en äldre Eipserver-lösning. Intranätet har varit väldigt tidskrävande att arbeta med och saknade en hel del funktioner som organisationen efterfrågade.

2017 utarbetade Hifab en uppdaterad IT-strategi vars huvudmål var att hela organisationen ska bli mer mobil. I samband med detta togs beslut om att intranätet behöver möjliggöra detta nya arbetssätt. Framför allt handlar det om att medarbetarna lättare ska få tillgång till information och mallar, inte bara via sin dator utan även via sina mobiler.

Projektdirektiven som togs fram för det nya intranätet var följande:

• ökad tillgänglighet och mobilitet
• modernare design
• förbättrad struktur och sökfunktioner

En enkätundersökning skickades ut till alla medarbetare och över 40 % svarade. Slutsatserna som drogs utifrån resultatet var att medarbetarna hade störst behov av/efterfrågade mest det ”dagliga och det enkla”. Exempelvis:

• En bra sökfunktion
• Uppdaterade nyheter som visar vad som händer i organisationen
• Lätt att hitta kontaktuppgifter
• Kunna nå interna system och rutiner/mallar

Lösning

Utifrån den nya grafiska profilen designade och informationsstrukturen skapade Sogeti en ny intranätslösning baserad på Sogeti Smart Workspace i Office 365. Tre huvudfaktorer togs i beaktande:

• Struktur – det nya intranätet ska vara enkelt att navigera inom och lätt att hitta det som eftersöktes
• Mobilanpassat
• Grafisk design som går i linje med Hifabs nyligen lanserade hemsida och nya grafiska profil.

Lösningen baserades på olika kommunikationskomponenter, exempelvis en nyhetsmodul, genvägar till de mest använda interna systemen/mallarna, lediga jobb som är kopplad till Hifabs externa jobbannonser, VD-presentationer med filmer. Allt för att underlätta för medarbetarna i sitt dagliga arbete.

En ny informationsstruktur skapades för att göra innehåll mer lättillgängligt. Dels fick respektive stödfunktion inom företaget en egen sida och varje marknadsområde fick en varsin landningssida.

En central del i lösningen var även att hitta kollegor genom en personalkatalog men även att alla medarbetare kan visas per avdelning/marknadsområde. Detta hanteras automatiskt via Hifabs AD och baseras på vilken avdelning medarbetaren tillhör.

Lösningen levererades under cirka två månader och därefter lansering efter att innehåll migrerats och fyllts på.

Resultat

Ökad tillgänglighet och mobilitet. Resultatet av projektet är ett mobilanpassat intranät som alla anställda kommer åt via sin mobil eller från sin PC, eller från sin kunds dator när de är ute på projekt. Det innebär att alla medarbetare får samma information samtidigt. Dessutom kan de få push-notiser när något nytt har hänt. Hifab har nu en plattform för att börja tillhandahålla en digital arbetsplats till alla anställda. I fas 2 av projektet kommer Yammer och nätverk i form av teams kopplas på.

Modernare design. Implementering av den grafiska profilen på intranätet vilket gör att besökaren upplever sidan som modern, sober och proffsig. Nyheterna får en upplyft plats på sidan och med bilder läser fler artiklarna som läggs ut.

Förbättrad struktur och sökfunktion. Det är enklare att hitta på det nya intranätet och medarbetarna uppskattar den nya strukturen. Sökfunktionen är väldigt populär.

Några skärmdumpar från intranätet och dess funktioner finner du nedan: