Gör din projektledning mer produktiv - 4 tips!

1. Gör en effektkartläggning

Att ge vägledning till önskad effekt minskar antalet misslyckanden. Med effektstyrning kartläggs den eftersträvade effekten av vad som ska göras och hur det ska utföras. Gör det till en vana att inför varje nytt projekt ställa dig frågorna vem, vad, hur och varför. Beskriv sedan i en mening vad som ska göras och varför. 

Exempel: Tänk dig att du jobbar på en kommunikationsavdelning som ska tillverka ett nytt intranät för att minska antalet mejl och skapa en förvaltningsbar och framtidssäkrad lösning för informationsspridning. Vi börjar med meningen: "Vi på kommunikationsavdelningen tillverkar ett intranet för att minska antalet mail och skapa en förvaltningsbar och framtidssäkrad lösning för informationsspridning."

Syftet med denna mening är sätta fokus på effekten av arbetet som ska genomföras. Användningen av effektkarta skapar alltså mening och resultat in i minsta del av projektet. Kortar vi ned detta till våra fyra frågeord ovan får vi följande resultat: 

• Varför? En effektiv informationsspridning i verksamheten.
• Vad? Minska antalet mail, förvaltningsbar IT-lösning, framtidssäkrad lösning.
• Vem? Alla medarbetare, Kommunikationsavdelningen.
• Hur? Skapa ett intranät, avveckla intern postgång, kartlägg processerna. 

"Varför" är oftast en vision, "vad" är oftast ett mål, "vem" är oftast någon eller några i eller utanför organisationen och "hur" är oftast aktiviteter. Observera att misslyckanden ofta är en konsekvens av för mycket fokus på "hur" och för lite på resten av frågeorden. Det finns statistik på att cirka 80 procent av IT-projekt misslyckas. Kan det vara för att man tänker för mycket ”hur” och ”system" och inte ”vem" det är till för, ”vad" man ska ha det till och ”varför" det ska existera?

2. Arbeta 50 min

Undersökningar visar att man är som mest produktiv om man arbetar enligt repetitionen 50 minuter fokuserat arbete / 10 minuter paus. Uppmaningen är alltså att aldrig jobba tills man måste ta en paus. Blir man störd vid fokus kan det ta upp till 25 minuter att hitta tillbaka igen. 
Att bryta ner arbetsdagen till "50/10" gör att man känner sig mer fokuserad. Man kommer snart in i metoden och lär sig fokusera och stänga av mejl-notiferingarna, kattvideos och att bli störd av medarbetare. Tänk även på att din paus inte behöver innebära kaffe utan att du minst lika gärna kan testa armhävningar, läsa två sidor i en bok eller utföra mindfulness. Som extra bonus kan du även se till att registrera det du gör under de 50 minuter som du fokuserar. Detta ger dig framtida referenser för tidsåtgång vid liknande aktiviteter.

3. Halva presentationer

Projektpresentationer skapas oftast linjärt i till exempel Powerpoint. Dessa presentationer tenderar ofta att bli många sidor. Ett tips är att ”Dag 1" jobba fram allt det du vill få med utan att tänka på antalet sidor. "Dag 2” kortar du av, skriver om och halverar antalet sidor. Dagen innan presentationen justerar du ytterligare och försöker halvera antal sidor ännu en gång. Nu bör du ha skapat en lagom och kärnfull presentation.

4. Äggklocka och Nasa nedräkning

Vissa projektgrupper eller organisationer kan inte passa tider. När möten alltid drar ut på tiden eller det tar lång tid att avrapportera så kan du använda en vanlig äggklocka. "Ok, när äggklockan ringer om 20 minuter måste vi ha kommit fram till ett beslut". Detta fungerar även utmärkt i de dagliga korta mötena (till exempel Scrums Stand-up) som mer och mer förkommer i alla organisationer. Äggklockan skapar tempo.

Ett annat sätt att skapa tempo och fokus hos projektdeltagare är att i varje utskick av till exempel status-mejl och mötesanteckningar, skriva hur lång tid det är kvar till nästa sprint, milestone, projektavslut eller liknande. Exempel: "Nu är det elva dagar kvar till redovisningen av vårt projekt för styrgruppen”.