Bloggpost RPA vs personalavdelningen
BLOGGPOST
AUTOMATION

"Automatisering hos personalavdelningen/HR"

Marcus Zwick fortsätter att blogga på tema automation. Denna gång riktar han sig till HR med tips om sju konkreta processer som det finns många fördelar med att automatisera.

Verktygen för automatisering är tämligen okomplicerade, men det är viktigt att ni väljer rätt processer. Börja med en pilot för att se resultat, men det är viktigt att ledningsgruppen 100 procent står bakom satsningen på automatisering. 

För att få ut så mycket värde som möjligt från roboten underlättar det om ni väljer processer som uppfyller följande kriterier. Det i sin tur kommer göra att ni kan bygga ett starkare business case och införa automatisering som en stående rubrik på ledningsgruppens möten.

  • Processen är strukturerad, repetitiv och har få undantag
  • Informationen som behandlas är i digital form
  • 100% (eller en stor majoritet) av data är i strukturerad form
  • Stora volymer av ärenden (som ett minimum rekommenderar jag att välja processer som idag tar upp åtminstone 200 timmar manuell handläggningstid varje år)

I de nästkommande bloggposter försöker jag hjälpa er identifiera vilka processer ni kan automatisera inom HR, inköp, ekonomi, IT samt kundservice och marknadsföring. Varje inlägg fokuserar på ett funktionellt område. Först ut är automatisering hos HR och personalavdelningen.

1. Onboarding och offboarding

Onboardingprocessen inkluderar mycket arbete med att registrera den nya medarbetaren i organisationens system. Ju större organisationen är och ju fler system den har, desto större tenderar processen för onboarding att vara. Exempel på aktiviteter i onboardingprocessen kan vara:

  • Officiell bekräftelse från linjechef att de vill anställa kandidaten. Det kan exempelvis göras via ett formulär
  • Dokumentera att bakgrundskontroll har genomförts
  • Skicka grundläggande information om rollen och den första veckan på det nya jobbet (schema, dress code, lönevillkor, förmåner etc)
  • Skicka formulär för nyanställda och be om signatur innan anställningen börjar. Samla sedan in och arkivera de signerade formulären
  • Underlätta introduktioner genom att skicka e-post med grundläggande information om den nyanställda till hans/hennes framtida kollegor. Aktiviteten kan även inkludera att schemalägga möten med nyckelpersoner
  • Schemalägg träningsmoment

Det här är bara några av de aktiviteter som kan omfattas av onboardingprocessen. Syftet är att visa att onboardingprocessen kan inkludera många aktiviteter som tämligen enkelt kan automatiseras. Detsamma gäller processen för offboarding.

HR-onboarding_500.jpg

2. Löneadministration

En stor del av löneadministration kan vara repetitivt arbete (vissa studier har identifierat organisationer där nästan 95% av arbetet var repetitivt). En stor del av fördelarna med automatisering i avdelningen för löneadministration handlar om insamling och validering av data.

  • Datainsamling: Mycket tidskrävande uppgift som involverar inhämtande och sammanställande av information från olika system och filformat. RPA kan integrera olika system och säkerställa att all information sammanställs i ett och samma format
  • Datavalidering: Vid manuell hantering kan avdelningen behöva spendera mycket tid på att jämföra olika dokument och utdrag från system. Automatiseringen gör att datafel och felskrivningar på grund av den mänskliga faktorn elimineras
HR-loneadmin_500.jpg

3. Masterdata

Personalavdelningen (så väl som flertalet andra avdelningar) genomför många repetitiva uppgifter relaterade till att skapa, uppdatera eller ta bort/arkivera användare i deras system. RPA kan automatisera överföringen av information om anställda från system/filer (exempelvis från anställningsavtalet) in i deras HR-system.

Roboten kan även se till att andra system (inte bara HR-system) återspeglar informationen som finns i HR-systemet. Likväl kan tekniken användas för att automatisera validering och godkännande av data när anställda uppdaterar sin egen information via intranätet.

Personer som behöver godkänna input i systemet kan enkelt notifieras via e-post eller direkt i systemet.

4. Tidsrapportering

När jag frågar organisationer vilka processer de helst skulle vilja automatisera så brukar tidsrapportering finnas med bland de vanligaste svaren (oavsett vilken avdelning jag pratar med). Nästa rubrik som handlar om ersättning och utgifter ligger på ungefär samma nivå, men mer om den tre stycken ner.

Utöver riktigt små organisationer brukar organisationer använda sig av ett digitalt verktyg för att tidsrapportera. Ofta är de verktygen inte allt för användarvänliga, bland annat för att det kan finnas en stor mängd aktiviteter och kostnadsställen att välja på. För större organisationer kan det röra sig om flera hundra eller tusen aktiviteter.

Med dagens RPA-verktyg kan ni tämligen enkelt skapa ett mer användarvänligt gränssnitt med möjlighet att ställa in vilka aktiviteter och kostnadsställen som ska vara synliga på regional, lokal och individuell nivå. Tekniken kan även användas för att validera tidsrapporten (direkt vid inmatning eller när den skickats) och varna relevanta personer i det fall att input inte ser ut som förväntat (vanligtvis då antalet timmar på en viss aktivitet är mer än förväntat).

HR-tidrapportering_500.jpg

5. Ersättning för resor och utgifter

Ersättning för resor och utgifter kan automatiseras på liknande sätt som tidsrapportering. För de organisationer jag samarbetat med är ett av de vanligaste sätten att skapa ett enklare gränssnitt. Exempelvis genom att ta bort fält som inte är relevanta, låta roboten fylla i så mycket som möjligt och ge den anställda möjligheten att spara mallar för inmatning av data.

HR-ersattning_500.jpg

6. Kandidatsökning

I dagens samhälle blir det allt viktigare att aktivt leta efter anställda med rätt kompetens. Nästa område som automatiseringen kan hjälpa med är därför sökningen efter nya medarbetare (kandidatsökning/sourcing).

Det är inte alla organisationer som lägger ner mycket tid på att proaktivt söka efter nya kandidater, men även dessa organisationer kan få ut mycket mervärde av att automatisera processen för kandidatsökning.

Två punkter att tänka på:

  • Vad ska roboten leta efter? Skapa olika profiler (exempelvis projektledare, business analyst osv) och kartlägg vilka nyckelord roboten ska söka efter
  • Var ska roboten leta efter kandidater? Det kan vara såväl interna databaser som externa hemsidor. Rekommendationen är att fokusera på etablerade sidor som förändras så lite som möjligt. Vid förändringar kan ni behöva justera roboten. Exempel på sidor att söka genom: arbetsförmedlingens kandidatdatabas, LinkedIn, monster.se osv.
HR-kandidatsok_500.jpg

7. Förarbete och rapportering

Oavsett vilket av de fem funktionella områdena (HR, inköp, ekonomi, IT samt kundservice och marknadsföring) som vi tittar på så används RPA ofta för att hjälpa till med förarbete och rapportering. Anledningen är simpel:

  • Tekniken kan snabbt och utan risk för misstag samla in data från flera olika system och filtyper
  • När informationen väl är insamlad kan roboten sammanställa informationen i ett och samma format så att ni enkelt kan skapa rapporter eller dashboards

HR-overview_600.png

Vill du ha fler konkreta råd eller bara diskutera mitt favoritämne automation? Hör gärna av dig till mig!

todo todo
KONTAKT
  • Marcus Zwick
    Marcus Zwick
    Senior IT-projektledare/RPA-expert, Sogeti Malmö
    073-034 55 89