"Automatisering inom ekonomi och redovisning"

Det här är den femte och sista delen i en kortare artikelserie som behandlar automatisering inom HR, IT, kundservice & marknadsföring, inköp samt ekonomi och redovisning. 

Syftet med artikelserien är att visa på ett konkret sätt vilka processer som jag sett att organisationer gärna automatiserar. Det kan finnas andra områden i din organisation som kan vara mer lämpliga att automatisera, men det är min förhoppning att artikeln kan inspirera och hjälpa er komma framåt.

Leta efter processer som uppfyller följande kriterier: 

• Processen är strukturerad, repetitiv och har få undantag
• Informationen som behandlas är i digital form
• 100% (eller en stor majoritet) av data är i strukturerad form
• Stora volymer av ärenden (som ett minimum rekommenderar jag att välja processer som idag tar upp åtminstone 200 timmar manuell handläggningstid varje år)  

1.     Kundreskontra

Processen för kundreskontra omfattar uppgifter relaterade till att samla in utestående betalningar och skulder från kunder. Lyckas ni effektivt samla in de sena betalningarna innebär det att er organisation får ett starkare pengaflöde. Lyckas ni inte med det finns risken att ni behöver hålla på kapital för att era kunder inte betalar i tid, istället för att investera i tillväxtmöjligheter, köpa ny utrustning eller introducera nya produkter.

Många organisationer kan bli bättre på att samla in sena betalningar, exempelvis pga:

• Otydliga regler för när och hur ni ska följa upp med kunder angående sena betalningar
• Bristande träning i hur de anställda ska hantera sena betalningar
• Att anställda tillåts ge kunder villkor som är mycket bättre än den standard ni satt upp 

Det här händer troligtvis inte på grund av illvilja. Snarare är det för att kundreskontra innehåller mycket manuella uppgifter som gör det svårt att hinna med uppgifterna kopplade till analys och uppföljning. Automatisering av det manuella och repetitiva arbetet kan därför underlätta, samtidigt som det hjälper er att minska misstag vid inmatning av data. 

Några av de vanligaste uppgifterna organisationer brukar automatisera inom kundreskontra är:

• Dagligen dokumentera summa för mottagen betalning, matcha med korrekt artikel och uppdatera den totala skulden. Det gör att ni kan få en ständigt en uppdaterad bild av vilka kunder som har utestående betalningar, och med hur mycket
• Ladda upp kvitton i era system och matcha mot rätt artikel
• Påminn om sena betalningar (antingen genom att skicka påminnelse direkt till kund, eller genom att flagga vilka kunder som har större utestående belopp som en mänsklig kollega bör följa upp) 

2.     Leverantörsreskontra

Leverantörsreskontra omfattar arbetet kopplat till att betala leverantörer i tid, på ett för er så förmånligt vis som möjligt. Ett gemensamt mål med kundreskontra är just strävan att stärka pengaflödet så att ni inte behöver sitta på resurser som ni annars kan använda för investeringar.

Hur kan ni då se till att ni betalar leverantörerna i tid samt gör det på ett sätt som gynnar er så mycket som möjligt? Några tips:

• Se till att ni dagligen uppdaterar er information om vilka kunder ni har utestående betalningar till, när betalningarna förfaller, och summan på varje betalning (kan vara en riktigt stor uppgift att hantera manuellt)
• Standardisera aktiviteterna och rapportering kopplat till leverantörsreskontra
• Skapa en lista över godkända leverantörer och kontrollera att beställningar enbart går mot dessa leverantörer
• Definiera vilken senioritet som behövs för att godkänna inköp på diverse nivåer (nivåerna bör upprätthållas och implementeras i era system kopplade till inköp och fakturering)
• Avtalsförhandla med nyckelleverantörer både regelbundet och ofta
• Leverantörsmasterdata kan med fördel innehålla även uppgifter om SLA, betalningsvillkor, rabatter osv så att de blir synliga direkt i systemen
• Med en leverantörsportal kan ni fria upp manuell arbetstid genom att leverantörer själva får kontrollera status på beställningar och betalningar
• Validera leverantörsfakturor mot era leverantörsavtal för att säkra att ni fått de avtalade priserna. Annars bör ni neka och skicka tillbaka fakturan till leverantören
• Betala fakturor i tid, men betala dem så nära förfallodatumet som möjligt

Det är vanligt förekommande att organisationer använder RPA för att automatisera delar eller hela processer i listan ovan. Några av de vanligaste uppgifterna är:

• Uppdatera och sammanställ information om vilka kunder ni behöver betala, när betalningarna förfaller samt med vilken summa
• Prioritering och schemaläggning av betalningar så att de betalas så nära förfallodatumet som möjligt
• Leverantörsmasterdata 

3.     Avstämningar (intercompany, konton, bank)

Redovisningspersonal har en viktig uppgift i att stämma av att summorna i flera olika typer av dokument stämmer överens med varandra. Det är ofta en särskilt manuell process, med brister i hur arbetet dokumenterats. Det kan leda till att organisationer först identifierar fel i huvudboken vid årsslutet eller audits.

Jag har sett hur många organisationer som standardiserat och automatiserat delar av avstämningsarbetet kunnat identifiera avvikelser både snabbare och lättare. Exempel på uppgifter RPA ofta får hjälpa till med är:

• Ladda ner kontoutdrag och transaktionsdata
• Sammanställa data från olika filtyper till samma format
• Jämföra balanser och rapportera avvikelser för utvärdering
• Agera på avvikelser där summan är inom tillåtet värde för automatisk hantering 

4.     Riskhantering

På grund av att RPA snabbt kan jämföra och analysera data mellan olika system, filtyper och format är det vanligt att tekniken används för att hitta avvikelser och risker. Robotens aktiviteter inom riskhantering kan bland annat vara att:

• Ladda ner, sammanställ, jämför och analysera transaktionsdata från flera system och filer
• Genomför compliancerelaterade kontroller (ex ISO, SOX, GDPR, audits)
• Analysera data enligt fördefinierade instruktioner och rekommendera lösningar

5.     Bokföringsorder

Organisationer behöver skriftligt bokföra alla de händelser som påverkar dess affärer. Saknas exempelvis kvitton eller fakturor behöver ni själva skapa underlaget genom att generera en bokföringsorder.

RPA kan hjälpa er att:

• Hämta information som ska bokföras i affärssystem
• Standardisera skapandet av bokföringsorder
• Publicera bokföringsordern i flera system
• Lägga till ytterligare kommentarer eller bilagor för att stärka bokföringsordern
• Identifiera korrekt godkännare av bokföringsordern (ex chef eller kostnadsställesägare) och skicka den för godkännande

6.     Generera prognoser

Ett annat område som RPA används för inom ekonomi och redovisning är att generera framtidsprognoser som kan användas till stöd för strategisk planering. Exempel på uppgifter där RPA används för att generera prognoser är:

• Hämta in historisk data från olika verktyg och filtyper
• Analysera data och sök efter mönster via fördefinierade algoritmer
• Estimera framtida resultat och trender

7. Dashboards

Oavsett vilket av de fem funktionella områdena (HR, inköp, ekonomi, IT samt kundservice och marknadsföring) som vi tittar på så används RPA ofta för att hjälpa till med dashboards. Tekniken kan snabbt och systematiskt kan hämta, sammanställa och illustrera data i fördefinierade dashboards.