Det här är den fjärde delen i en kortare artikelserie som behandlar automatisering inom HR, IT, kundservice & marknadsföring, inköp samt ekonomi.
Baserat på egen erfarenhet visar jag vilka processer som organisationer ofta automatiserar. Min förhoppning är att ni kan inspireras under/inför er automatiseringsresa. Vill ni veta mer eller är sugna på en diskussion får ni gärna kontakta mig 😊.
Utöver dessa processer kan det finnas andra områden i er organisation som kan vara bättre att automatisera. Leta efter processer som uppfyller följande kriterier:
- Processen är strukturerad, repetitiv och har få undantag
- Informationen som behandlas är i digital form
- 100% (eller en stor majoritet) av data är i strukturerad form
- Stora volymer av ärenden (som ett minimum rekommenderar jag att välja processer som idag tar upp åtminstone 200 timmar manuell handläggningstid varje år)
1. Kontrakthantering
En av de vanligaste processerna att automatisera inom inköp är kontrakthanteringen. Något förenklat kan denna process handla om att:
- Hålla kontrakten för er leverantörsbas uppdaterade
- Kontrollera att inköpen sker enligt kontrakt
- Följa upp med de leverantörer som inte lever upp till avtalet
- Skapa rapporter/dashboards som förmedlar denna kunskap
Organisationer använder robotar för att minska det administrativa arbetet som inköpsenheter idag lägger på detta, samtidigt som det inte är ovanligt att inköpare helt enkelt inte hinner med att utföra detta arbete manuellt
Många organisationer är i full gång med att digitalisera sina kontrakt, så att alla kontrakt kan förvaras digitalt på en och samma plats. Genom att digitalisera kontrakten och samla dem i en kontraktdatabas online kan ni se termer, kostnader, datum för kontraktförnyelse etc. relaterat till era leverantörer, och enkelt jämföra de olika leverantörernas villkor.
Några exempel på hur en digital kollega kan hjälpa er med kontrakthanteringen:
- Brygga era inköpssystem med kontraktdatabasen och generera rapporter som visar vilka leverantörer som inte levererar enligt de avtalade termerna
- Lägger ni roboten tidigt i godkännandeflödet kan den kontrollera samtliga inköp innan det är dags för inköpsenheten eller godkännande chef att granska inköpsförfrågan. Det är upp till er om roboten ska ha mandat att direkt neka inköpsförfrågan eller om den enbart bör informera inköpsenheten/chef att förfrågan inte lever upp till de avtalade villkoren
- Notifiera ansvarig inköpare att ett kontrakt håller på att löpa ut och behöver uppdateras
- Generera utkast av uppdaterat kontrakt vid standardförnyelse
- Läsa av kontrakt i digital eller inskannad form och importera data till kontraktdatabasen
- Notifiera ansvarig inköpare när en leverantör utan avtal ger bättre pris för en produkt/tjänst än de leverantörer ni har avtal med (så att ni kan kontakta leverantören ni har avtal med och förhandla ner dess priser, alternativt kontakta leverantören utan avtal angående avtalsskrivning)
2. Uppdatera riktlinjer (ex i inköpssystem och inköpsportal)
Organisationer dokumenterar och publicerar vanligtvis riktlinjer för hur olika typer av inköp som anställda och leverantörer ska förhålla sig till. Beroende på vilken typ av inköp det gäller brukar riktlinjerna variera.
Exempel: Riktlinjerna för inköp av licenser skiljer sig troligen från riktlinjerna för inhyrning av konsulter eller hyra av fordon.
Dessutom är det inte ovanligt att organisationer har riktlinjer som är specifika till enskilda leverantörer.
Riktlinjerna kan vara publicerade på flera platser, exempelvis på leverantörsportalen, i inköpssystemet eller på i intern inköpsportal. Dessutom är det möjligt att olika målgrupper ska ta del av olika nivåer av information (exempelvis behöver inte samtliga anställda ha tillgång till samma mängd av information som inköp eller redovisningsenheten).
Er digitala kollega kan hjälpa med att:
- Regelbundet hämta in riktlinjer från en central databas/dokument och publicera uppdateringar i inköpssystemet och på inköpsportalen (inklusive att sortera vilken målgrupp som ska kunna se informationen)
- Hämta in information från diverse källdokument om vilka leverantörer som bör användas för olika typer av inköp för att därefter sammanställa och publicera informationen i inköpssystem och inköpsportal
- Publicera inlägg på intranätet som informerar att riktlinjer för frekvent använda leverantörer eller kategorier har uppdaterats (roboten kan både skapa och publicera material, men det kan vara bra att låta en mänsklig kollega granska materialet innan det publiceras)
3. Leverantörsmasterdata
Inköp såväl som flera andra funktionella områden brukar ha mycket arbete som kan automatiseras relaterat till masterdata. Inköpsenheter hanterar dagligen en rad aktiviteter relaterade till leverantörsmasterdata.
Några av uppgifterna som den digitala kollegan kan hjälpa till med är:
- Validering av förfrågan att lägga upp ny leverantör i er organisations inköpssystem
- Inhämtning av ytterligare leverantörsdata som behövs för att leverantören ska kunna aktiveras i inköpssystemet (från interna/externa system eller direkt från anställd/leverantör)
- Aktivering av leverantören i inköpssystemet
- Informera de anställda som efterfrågat leverantören att den nu finns tillgänglig i inköpssystemet
- Aktivera/uppdatera material i katalogerna med produkter och tjänster tillgängliga för era mest frekvent använda leverantörer. Kataloger brukar leda till en bättre inköpsupplevelse för era anställda, samtidigt som ni kan styra inköpen mot de leverantörer ni har ramavtal med samtidigt som inköpsenheten inte behöver granska inköpen. Roboten kan frekvent kontrollera att katalogen har uppdaterad information vad gäller leverantörens produktnamn, produkthierarki, produktbeskrivningar, priser etc.)
- Vissa inköpsplattformar kräver att leverantören skapar ett leverantörskonto. Er digitala kollega kan hjälpa leverantören skapa leverantörskontot (tänk e-postutskick, chattbot med svar på frekventa frågor, publicering av träningsmaterial). Leverantörer är ibland skeptiska till varför de ska skapa ett leverantörskonto, varav viss försiktighet rekommenderas
4. Leveransplanering
Leveransplanering är en stor planeringsprocess med syfte att tillfredsställa er organisations behov av produkter och tjänster. Något förenklat syftar denna process till att inom ramarna för behov och efterfrågan koordinera resurser för att optimera leveransen av produkter, tjänster och information från leverantör till kund.
Exempel på hur er digitala kollega kan hjälpa er effektivisera leveransplaneringen:
- Skapa prognos över framtida inköpsbehov baserat på historisk data och diverse algoritmer. Det är viktigt att en organisation vet hur mycket av en vara de ska ha i lager. För mycket leder till svinn, medan för lite kan leda till missade möjligheter, ökade kostnader och längre ledtider. Prognoserna kan tas fram manuellt, men det är en tidskrävande analytisk uppgift som dessutom bör utföras frekvent. Hanteras uppgiften av en central inköpsenhet är det lätt att de främst fokuserar på de riktigt stora noderna. Er digitala kollega kan ta fram detaljerade prognoser både frekvent och för samtliga era noder
- Beställning av leverans så att den matchar prognosen. Efter att ni tagit fram regler för roboten kommer den ständigt följa reglerna för att lägga beställningar så snart kvantiteten av lagervaror faller inom ett förutbestämt intervall
- Sammanställ statistik för era leverantörers leverans (exempelvis leveranstid, kvalitet, etc.). Har ni stenkoll på huruvida era leverantörer levererar i tid och håller den kvalitet de lovar? Jag har arbetat med många inköpare som inte kunnat svara ja på den frågan. Lyckas ni skapa en kultur där era anställda dokumenterar denna information så kan en robot frekvent hämta in, sammanställa och analysera informationen (oavsett om informationen dokumenteras i ett centralt system eller på en rad olika platser – så länge roboten vet var den ska hämta in informationen från).
5. Val av leverantör inför inköp
Det kan vara en tidskrävande uppgift att välja leverantör för nya typer av inköp (eller när ni vill konkurrensutsätta era nuvarande leverantörer). Många organisationer väljer leverantörer genom att skicka ut följande dokument som leverantören behöver svara på för att väljas:
- RFI: Request for information (skickas till leverantörer när ni vill ha mer information om deras produkter/tjänster – informationen kan underlätta beslutsfattande kopplat till RFP/RFQ)
- RFP: Request for proposal (skickas till leverantörer när ni vill att de ska föreslå en lösning på det behov ni specificerar)
- RFQ: Request for quotation (offertförfrågan med kravspecifikation som ger leverantören möjligheten att svara på huruvida de kan uppfylla de listade kraven och till vilken kostnad)
I många situationer behöver ni inte använda alla de tre dokumenten. Har ni bestämt er för vilka leverantörer ni ska kontakta och känner att ni redan har tillräckligt bra koll på deras varor/tjänster kan ni gå direkt till RFP eller till och med till RFQ. RFP är bra när ni är öppna för att leverantörerna ska föreslå en lösning, så vet ni exempelvis redan vad ni vill ha och enbart är ute efter bäst pris kan det vara rätt att enbart använda RFQ.
Oavsett vilka dokument det gäller är det inte alla som har tid att i en redan stressig vardag dokumentera förfrågan, skicka till leverantörer, följa upp med leverantörerna, utförligt analysera alla svar samt förhandla ner kostnaderna de föreslår.
Några exempel på hur en digital kollega kan hjälpa er med leverantörsvalet:
- Identifiera leverantörer att skicka dokumenten till (exempelvis via riktlinjer för vilka leverantörer som bör användas för den typen av inköp)
- Hämta korrekt mall för RFI/RFP/RFQ och fyll i dokumenten med den information som är tillgänglig (ex information om leverantör och er organisation, information om er förfrågan, riktlinjer för den typen av inköp etc.)
- Hämta kontaktuppgifter för de valda leverantörerna samt skapa och skicka e-postmeddelanden med korrekt kontaktuppgifter, standardtexter och bifogade dokument
- Sammanställning av svar från leverantörer (som även kan valideras mot kategorins riktlinjer)
- Jämför leverantörernas svar och skapa förhandlingsunderlag för era anställda/inköpare (alternativt att ni även låter roboten skicka e-post till leverantören i försök att pressa ner priserna)
- Skapa rekommendation baserat på kravspecifikationen
- Bekräfta huruvida leverantör blivit vald och informera om nästa steg (ex avtalskrivande, skapande av inköpsorder etc.)
Tips: För att roboten ska kunna hjälpa er är det viktigt att leverantören svarar strukturerat och koncist. För att leverantören ska göra det kan det vara bra att informera leverantörerna att processen hanteras av en digital kollega och vilken typ av data den kan tolka.
6. Inköpsvalidering
Inköpsvalidering är en högst transaktionell process som traditionellt kräver mycket tid och resurser. Processen kan bland annat inkludera:
- Granskning av inköpsförfrågningar
- Validering av godsmottag
- Fakturamatchning (ex om inkommande faktura inte stämmer överens med beloppet på inköpsordern)
Några sätt den digitala kollegan kan hjälpa er att validera inköpsförfrågningar:
- Placeras roboten tidigt i godkännandeflödet kan den jämföra inköpsförfrågningen med er organisations riktlinjer för den typen av inköp, samt att beställaren valt korrekt kostnadsställe och varukod
- Vid behov av fakturamatchning kan roboten snabbt genomföra en detaljerad trevägsmatchning genom att jämföra fakturans belopp med de belopp som står på inköpsordern och godsmottaget (trevägsmatchningen kan genomföras både på totalbelopp och på artikelnivå). När den identifierat källan till avvikelsen i belopp kan den agera på det enligt instruktioner (exempelvis genom att kontakta leverantör med förklaring och begäran om omkontering eller genom att be anställd godkänna skillnaden)
Tips: Kom ihåg att många effektiviseringar kan genomföras utan robotar. Bland de bästa sätten att effektivisera inköpsvalidering är att ställa in tröskelvärden för vad som ska valideras av inköpsenheten, samt att införa fler och större kataloger (se stycket för leverantörsmasterdata för mer info). Det finns många fördelar med att styra era anställdas inköp mot kataloger, bland annat:
- Styr ni inköp mot ett fåtal leverantörer får ni mer inflytande när ni omförhandlar ert avtal med leverantören
- Fler artiklar/inköp som har avtalsreglerade priser
- Mindre tid och energi som er personal behöver lägga på att validera inköpen (många organisationer sätter upp godkänandeflödet så att inköp av katalogartiklar inte behöver valideras av inköpsenheten)
- Kortare leveranstider (om katalogartiklarna inte behöver valideras av inköpsenheten)
7. Förarbete och rapportering
Oavsett vilket av de fem funktionella områdena (HR, inköp, ekonomi, IT samt kundservice och marknadsföring) som vi tittar på så används RPA ofta för att hjälpa till med förarbete och rapportering. Anledningen är simpel:
- Tekniken kan snabbt och utan risk för misstag samla in data från flera olika system och filtyper
- När informationen väl är insamlad kan roboten sammanställa informationen i ett och samma format så att ni enkelt kan skapa rapporter eller dashboards
