Bloggpost Zwick IT
BLOGGPOST
AUTOMATION

"Automatisering på IT-avdelningen"

Marcus Zwick fortsätter att blogga på tema automation. Denna gång riktar han sig till IT-avdelningar med tips om sju konkreta processer som det finns många fördelar med att automatisera.

Det här är den tredje delen av en kortare artikelserie där jag visar vilka processer och uppgifter jag sett att organisationer automatiserar inom ekonomi och redovisning, IT, inköp, HR samt kundservice och marknadsföring. Tidigare har jag skrivit om automatisering för HR samt kundservice och marknadsföring.

I denna artikel ger jag förslag och råd på processer att automatisera, men det är fullt möjligt att din organisation kan ha andra processer som är bättre att börja med. Leta efter processer som uppfyller följande kriteria: 

  • Processen är strukturerad, repetitiv och har få undantag
  • Informationen som behandlas är i digital form
  • 100% (eller en stor majoritet) av data är i strukturerad form
  • Stora volymer av ärenden (som ett minimum rekommenderar jag att välja processer som idag tar upp åtminstone 200 timmar manuell handläggningstid varje år)   

1. Filhantering

Det finns stor potential att automatisera aktiviteter relaterade till filhantering. Det kan exempelvis vara kopplat till att systematiskt göra backup på filer, arkivera filer, flytta och migrera filer. Automatiserad filhantering kan fria upp resurser samtidigt som det ökar säkerhet och compliance.

Filhantering är ett stort område. Nedan är endast en bråkdel av de faktorer som roboten kan ta hänsyn till vid filhantering (tänk Windows Explorer på steroider):

  • Filtyp
  • Filnamn
  • Filens innehåll
  • Var filen lagras idag
  • Vilka roller som hanterar filen
  • Filens säkerhetsnivå (hur känslig informationen i filen är)

Ni sätter upp logiken. Därefter följer roboten era instruktioner.

En viktig del av filhantering handlar om att skapa backup av filer. Det är en uppgift som roboten kan hantera enkelt och felfritt, fastän många organisationer fortfarande utför dessa uppgifter manuellt. Allt roboten behöver veta är:

  • Vilken information som ska sparas
  • Var informationen ska förvaras
  • Hur ofta informationen ska sparas
  • Var existerande filer/information ska arkiveras

Migrering av data och filer är en annan bamseuppgift som roboten kan hjälpa er med. Roboten kan inventera alla data i det gamla systemet och mycket systematiskt flytta över informationen till det nya systemet. Därefter kan roboten även testa det nya systemet för att kontrollera att all data migrerades korrekt. 

Filhantering_500.png

2. Hantering av åtkomst och lösenord

En aktivitet som kan ta upp mycket tid är processen för att låsa upp och återställa lösenord. Det kan vara lösenord relaterat till din användarprofil på operativsystemet och e-post, såväl som lösenord för de olika verktygen ni använder.

Oavsett vilken plattform eller system det gäller brukar RPA tämligen okomplicerat kunna validera användarens uppgifter och låsa upp kontot. Fördelarna är flera:

  • Kortare väntetid och mindre frustration
  • Sparar tid för både användaren och IT-avdelningen
  • IT-avdelningen får möjlighet att fokusera på andra uppgifter

Lösningen kan se lite olika ut beroende på system och hur mycket uppgifter roboten behöver validera. Några rekommendationer:

  • Många system har redan funktionalitet där användaren kan fylla i sin e-postadress och skapa ett nytt lösenord efter att ha klickat på återställningslänken. Använd den funktionen istället för att lägga tid på att uppfinna något nytt
  • För återställning av operativsystemets lösenord: Be de anställda att fylla i frågor som de sedan behöver besvara för att få en kod skickad till sin telefon. Koden kan användas för att låsa upp datorn och byta lösenord. Robotens uppgift blir att validera uppgifterna och vid korrekta svar skicka ut koden

För bästa användarupplevelse kan ni lägga till ett alternativ för lösenordsåterställning direkt i inloggningsmenyn för operativsystemet. Beroende på vilket operativsystem (och dess version) ni har och dess inställningar kan det vara möjligt för den anställda att direkt på sin egen dator låsa upp och återställa lösenordet, utan involvering från IT eller en robot (se exempelvis denna guide för Windows)

atkomst_500.png

3. Installering och uppdatering av mjukvara

Processen för att skapa nya konton brukar vara en av de processer som tar upp mest tid för IT-avdelningarna. Detta behöver göras vid varje rekrytering så att den nyanställda har dator och telefon med åtkomst till rätt mjukvara. Det här är ett typexempel på en uppgift som kan automatiseras. För standardinstallationer kan ni använda ett digitalt formulär som roboten läser in och agerar enligt.

Det här gäller inte enbart för nyanställda. Liknande logik kan användas för att automatisera installation av mjukvara för er som varit anställda ett längre tag.

installering_500.png

4. Testautomatisering

Digitala medarbetare kan vara till stor hjälp vid testning, såväl för IT-avdelningen som andra avdelningar.

Trots alla fördelar som RPA kan bidra med vid testning rekommenderar jag en viss försiktighet. Testning sker trots allt i en testmiljö. Problemet med testmiljöer och RPA är att den förändras i snabb takt, tenderar att se annorlunda ut jämfört med produktionsmiljön, och att det saknas kontroller för vem som kan komma åt och ändra data. Det gör att de automatiserade testresultaten kan bli något mindre tillförlitliga.

Jag rekommenderar därför att använda RPA som ett komplement till traditionell testning (alternativt att ni skapar ett center för testautomatisering – mer om skillnaden mellan testautomatisering och RPA i senare artiklar).

Några av fördelarna ni kan få ut genom att använda RPA för testning är:

  • Traditionell mjukvarutestning görs vanligtvis inte på samtliga affärsenheters systemmiljöer. Med RPA är det möjligt att utföra testningen på fler miljöer (eller samtliga miljöer) utan att det tar signifikant mycket mer tid
  • End-to-end testning är mer tidskrävande varav det vanligtvis görs i begränsad utsträckning. Detta underlättas med RPA
  • RPA gör att testning kan ske mer frekvent utan signifikant ökad kostnad
  • Färre fel på grund av den mänskliga faktorn
  • Har några av systemmiljöerna olika format på data kan roboten sammanställa dem i ett och samma format utan mänsklig interaktion
  • Bättre rapportering (mer systematiskt, mer data och även här mindre risk att något gått fel pga den mänskliga faktorn)
  • Kortare hanteringstider och möjlighet att testa dygnet runt

testautomatisering_500.png

5. Övervakning av servrar och applikationer

RPA kan hjälpa er att frekvent genomföra rutinkontroller av servrar och applikationer. Några av de uppgifter roboten kan hjälpa er med är att:

  • Flagga potentiella problem och informera IT-avdelningen så att de kan agera på det
  • Automatiskt stänga ner, starta om och omkonfigurera servrar
  • Utföra schemalagt rutinarbete efter kontorstid

Då roboten är både effektiv och noggrann kan den drastiskt minska risken att ni får problem med olaga intrång och förlust av data (för att inte tala om hur många timmar ni kan spara på att återskapa data och ta fram handlingsplan för att förhindra att ni drabbas av samma problem igen).

overvakning_500.png

6. Sammankoppling av system

Dagens verktyg för automatisering kan hjälpa er att synkronisera flera system på mycket kortare tid än vad det tar er att ta fram en traditionell integrationslösning. Dessutom kan detta göras på en mindre budget och utan integrationsplattform.

Några punkter att ta hänsyn till när ni bestämmer huruvida systemen bör kopplas samman via en traditionell integrationslösning eller en RPA-lösning:

  • Är det tekniskt möjligt att integrera systemen med traditionell teknik (ex, har ni en integrationsplattform)? Överväg en RPA-lösning om det är tveksamt
  • Kommer system eller processer att förändras inom de närmaste åren? I så fall kan RPA vara en bättre lösning
  • Hur snart behövs lösningen? En process kan automatiseras inom en månad. Större integrationer tar månader eller år. Väger fördelarna med integration upp för den längre implementeringstiden?
  • Hur viktig är kostnaden? En RPA-lösning kostar betydligt mindre än en integrering av system. Är den ökade kostnaden som kommer med en integrering värt det
  • Har ni tillgång till rätt personal för en integration? Integrationslösningar kräver personal med mer djupgående kompetens av systemen. Har ni tillgång till dem under projekttid och förvaltning av lösningen? Annars kan det vara bra att överväga en RPA-lösning

7. Förarbete och rapportering

Oavsett vilket av de fem funktionella områdena (HR, inköp, ekonomi, IT samt kundservice och marknadsföring) som vi tittar på så används RPA ofta för att hjälpa till med förarbete och rapportering. Anledningen är simpel:

  • Tekniken kan snabbt och utan risk för misstag samla in data från flera olika system och filtyper
  • När informationen väl är insamlad kan roboten sammanställa informationen i ett och samma format så att ni enkelt kan skapa rapporter eller dashboards

Automatisering_IT_oversikt_600.png

Vill du ha fler konkreta råd eller bara diskutera mitt favoritämne automation? Hör gärna av dig!

todo todo
KONTAKT
  • Marcus Zwick
    Marcus Zwick
    Senior IT-projektledare/RPA-expert, Sogeti Malmö
    073-034 55 89