"Effektresan uppifrån och ner hjälper dig innan start av projekt i stora organisationer"

Tänk ”vertikalt” innan du tänker ”horisontellt”. Ta dig tid innan du startar projekt i en organisationen. Då är chansen stor att du vinner tid och ökar nyttan i projektresultatet. Speciellt viktigt blir det om organisationen ska genomföra många projekt och har en ny vision och/eller mål. För att lyckas med ett eller flera projekt måste organisationen tänka på effekt och nytta i en helhet.

Vi kan alla skapa tid- och projektplanerna som jobbar mer eller mindre horisontellt gällande tid och aktiviteter. För att lyckas horisontellt måste man dock först tänka vertikalt. Tänk alltså efter när du står i startblocken innan du börjar springa framåt.

Eftertanken börjar i toppen där ledningen och vision finns. Hämta effekterna som ledningen ser. Gruppera projekt i program. Prioritera projekt i varje program. Varje projektaktivitet ska ha fokus på effekt och förankring med ledningen och visionen. Om organisationen är mogen och redo för helheten så kan du nu springa framåt. Horisontellt.

Starta med att göra en vertikal effektresa uppifrån och ner i fem steg:

• Helhet
• Sammanhang
• Värde
• Process
• Aktivitet

Låt mig beskriva de olika stegen i korthet.

1. Helhet

Ledningen tar fram en vision. Ledningen skapar begreppsförklaringar, tolkningar och exempel på varför visionen finns och vilka effekter man vill uppnå. T.ex. Vision ”Om fem år ska bli störst i världen genom att möta våra kunder digitalt först”.

2. Sammanhang

Ledningen bryter ner visionen och effekten till program eller sammanhang samt fortsätter att sätta effekter på varje del. T.ex. vill ledningen skapa program för ”Dataanalys”, ”Informationspridning/samarbeten”, ”Digitala affärsprocesser”. Varje del ska innehålla effekt. ”Dataanalys genomförs för att vi ska vara snabbast på marknaden på att kunna byta kundsegment och i och med det tjäna mer pengar”, ”Informationspridning/samarbeten genomförs…” osv. Ledningen har nu en effekt för hela organisationen. När man har en effekt som är tolkad, framlagd och sanktionerad av ledningen kan projekten börja definieras.

3. Värde

Skapa projekt som utför de delar som sammanhanget kräver. Se till att etablera projektkontor, referensgrupper, styrgrupper etc som vet om hur man förankrar till effekt. Värden kopplas sedan till effekt som ger nytta. Detta ska redovisas till ledningen löpande. T.ex. genomför effektkartläggning av de delar av verksamheten som påverkas. Hitta värde, nytta och effekt för verksamheten och användaren i varje enskilt projekt. Etablering av effektstyrning genomförs i denna fas.

4. Process

Undersök och förstå de processer som projekten ska förändra, förbättra eller göra om. Projektet kan starta när man förstår verksamhetsprocessen som ska beröras. Se till verksamheten äger processen och att projektet endast betraktar och hjälper till med processen. Etablering av projektstyrning skapas i denna fas.

5. Aktiviteter

Aktiviteterna i den dagliga verksamheten i projektet bestäms. Välj lämplig metod, personer, projekt- och tidplan. I denna fas etableras rutiner för utveckling t.ex. val av systemverktyg och programmeringsspråk.

NU kan man starta projekten. NU har man genomfört sin vertikala effektresa. NU startar genomförandet. 

Effektresan - en översikt