Blogg tema RPA
BLOGGPOST
RPA

"Så undviker du silvertejpslösningar på RPA-sidan – mina 4 bästa tips"

I tider som dessa då det är extra hög arbetsbelastning på vissa delar inom verksamheten, då kan RPA radikalt snabba upp processer och leveranser. Men hur inför man RPA på bästa sätt? Finns det genvägar eller kan de bli senvägar? Sogetis RPA-expert Eleonor Forsberg tipsar.

Det är otroligt lätt att komma igång med RPA i organisationer idag, nästan för lätt. De flesta stora verktygen erbjuder gratislicenser och testversioner, och med bara några klick kan man påbörja sin RPA-resa. Och detta ser vi ganska ofta – någon, eller några, gärna från olika avdelningar inom en verksamhet, som hört talas om RPA och tycker det låter spännande, laddar ner ett verktyg på sin dator och börjar experimentera med några processer.

Och det går rätt fort; efter några YouTube-filmer och testande så kanske man till och med lyckas utveckla en enklare process eller två. Har man dessutom lite erfarenhet från kodning kanske man till och med gör tre, eller fyra processer. Man berättar för kollegorna, visar upp roboten, och kollegorna blir så klart imponerade och kommer med fler förslag till processer. Kanske får man en klapp på axeln av chefen och en liten budget till att utvidga området vidare, kanske får man till och med en ny titel som ”RPA-utvecklare”. Det är kul, det går snabbt och framför allt – det funkar ju! Nu har vi RPA i rullning i organisationen! Eller?

Så här ser det ut på många företag idag, eldsjälar som startar upp RPA-initiativ och för det vidare. Och detta är ju fantastiskt och i allra högsta grad en förutsättning för en lyckad RPA-resa – eldsjälarna behövs verkligen. Men, det blir inte lika fantastiskt när man ställs inför det som vi ser att så många företag ställs inför när det handlar om RPA – att växa kontrollerat. För förr eller senare kommer frågorna; varför kraschar den här processen hela tiden? Vem ska göra den här uppdateringen? Var hittar jag information om det här? Varför gör roboten fel? (Kom ihåg: en RPA-robot kan aldrig göra fel; den göra bara det vi sagt åt den att göra).

Det är lätt att tänka att RPA bara handlar om utveckling, men här är det viktigt att redan från början förstå att det är så mycket mer än det. Det krävs styrning, organisation, rollfördelning, dokumentation, upptrappningsfunktioner, beslutsfattare, kodbibliotek, ramverk, övervakning och så vidare och så vidare. Alla måste involveras, inte bara RPA-teamet, bara IT eller bara verksamhetsgrenen – RPA förutsätter en symbios mellan dessa tre enheter, om man vill växa kontrollerat vill säga.

Och det vill vi ju – för det är genom kontroll och struktur vi får robotverkstaden att rulla på; det är så vi ser till att allting görs på rätt sätt från början. För faktum är att, som med så mycket här i livet, kommer problemen vi försöker undvika att komma ikapp oss förr eller senare. Och då står man där, med ackumulerade summor tid och pengar investerade i drömprojektet, som man kanske tvingas överge helt för att det helt enkelt blivit för trassligt.

Jag brukar säga att RPA inte ska vara en silvertejpslösning, det vill säga man ska inte tro att RPA i sin enkelhet på något sätt kommer att lösa alla problem – tvärt om, problemen kan till och med hopa sig om man inte sköter detta rätt. RPA kräver tydlig struktur, organisation och framförallt vision, och till det hör den alltid så viktiga processförbättringsaspekten. Det är här vi ser företagen stå och stampa; ”Vi började och det gick bra ett tag, men nu har vi liksom kört fast”. Att tidigt, kanske till och med innan man laddat ner den där testversionen, sätta en vision och en bild av hur RPA-initiativet ska styras, kan vara avgörande i längden. Och det är ju i längden vi vill skapa värde. Det jag pratar om brukar kallas för ett RPA Center of Excellence – styrmodellen och organisationen kring RPA-initiativet.

Det finns inga genvägar till att upprätta en struktur, men däremot finns det några punkter jag tycker man ska lägga lite extra energi på om man funderar på att starta upp RPA i verksamheten:

  1. Ha tydliga roller & ansvarsområden
    Det ska vara solklart vem som ska göra vad och när; ägandeskap ska finnas i såväl tekniska som verksamhetsrelaterade aspekter. Se till att involvera eldsjälarna runt om i verksamheten.
  1. Ta fram er ”RPA Best Practice”
    Hur ska just er robotverkstad rulla? Hur dokumenterar, utvecklar och underhåller ni processer? Best practice i alla delar av ett RPA-initiativ är en förutsättning för uppskalning.
  1. Skapa ett RPA-ramverk
    Tänk återanvändbarhet – etablerade kodbibliotek, integrerad felhantering och tydliga projektförlopp är tre faktorer som kommer underlätta otroligt mycket i längden.
  1. Involvera hela verksamheten

Ta in fler avdelningar, sprid det goda ordet! RPA är inte ett IT-projekt, inte heller är det isolerat till verksamheten. Ett tydligt samarbete är en förutsättning för att lyckas skala upp RPA.

Så undviker du silvertejpslösningar och skapar energi och både kort- och långsiktigt värde kring dina RPA-initiativ.

todo todo
KONTAKT
  • Eleonor Forsberg
    Eleonor Forsberg
    National RPA Lead
    070-427 53 94