Standardisera innan RPA: Om inte nu, när?

Nu, den kommande tiden planerar jag att släppa ett större antal artiklar om processer ni kan automatisera inom inköp, ekonomi, IT, HR och kundservice. Innan det skulle jag dock vilja poängtera hur mycket lättare (och bättre!) ert RPA-arbete kan bli om ni standardiserar processer innan ni drar igång ett RPA-projekt. 

Varför bör ni standardisera?

Processer beskriver de steg som människorna i en organisation förväntas ta för att slutföra en eller flera uppgifter. Ju fler anställda som är involverade, desto lättare är det att stegen en person tar för att slutföra en uppgift skiljer sig från de steg som en annan person tar. För samma typ av uppgift. Beroende på hur stort område ni försöker standardisera kan det ta allt från någon vecka till flera månader att komma överens om en enhetligare och smalare process. 

Lyckas ni standardisera och smala ner processerna kan ni öka gruppens effektivitet och underlätta fortsatt arbete med förbättringar. Framför allt gör det att er robot blir lättare att implementera. Robotar fungerar inte bra när det finns många undantag, så ju mer ni standardiserar, desto mer värde får ni troligtvis ut av roboten! 

Jag tycker det är värt det – min egen erfarenhet är att RPA gör sig bäst när organisationer siktar på långsiktig vinst. 

Vad bör ni göra först?

Ska ni standardisera processer kommer ni att ha en direkt och långsiktig påverkan på anställdas dagliga arbete. Dessutom kan det kosta ganska mycket att fria upp projektresurser. Speciellt om ni har flera stora processer som tar lång tid att standardisera. 

Allra först bör du därför se till att ledningen stöttar ert projekt. För att de ska kunna stötta projektet helhjärtat behöver de förstå varför du vill standardisera processer och vilken effekt det kan ha på det kommande arbetet med RPA. 

Kort och gott, förklara varför organisationen bör investera så mycket tid och pengar på standardisering innan den tekniska biten med RPA ens sätter igång. Jag rekommenderar därför att du anordnar en awareness workshop med fokus på både standardisering och RPA. 

Nu pratar du och ledningen samma språk. Ni är överens. Det är dags att sätta samman ditt team av experter. Det  blir bäst om dessa personer är drivna, engagerade och kan tala om för dig i detalj vilka steg och verktyg de använder för att genomföra processen.

1, 2, 3...go!

Idag finns det säkert många olika versioner av en process i din verksamhet. Ni behöver identifiera den version som är billigast, snabbast och skapar mest värde. Ta det lite försiktigt bara. Ni behöver inte (och bör inte) börja standardisera alla era processer 😊. Fokusera där ni nu eller i framtiden ser att det kan finnas automatiseringspotential. 

Nu är det dags att arrangera en kickoff och be ledningen vara gästtalare för att sätta rätt nivå av förväntningar. Inför mötet har du gjort din research så att du enkelt kan visa vad som förväntas av var och en av deltagarna.

Som en del av standardiseringsarbetet bör ni även ta inventarie på alla artefakter som används (checklistor, dokument, verktyg etc). Även i ett litet team kan dessa variera något enormt! 

Det är sedan i ditt eget intresse att regelbundet uppdatera ledningsgruppen om status, så att inget kommer som en överaskning när de väl behöver godkänna de nya processerna. 

Arbetet med att standardisera processer kan något förenklat delas upp i två steg. (1) Identifiering av det bästa sättet att utföra processen och (2) implementering och uppföljning. Dessa är stora områden, och det finns många bra metoder och templates som kan användas för att komma i mål. Här försöker jag så lättsmält som möjligt sammanfatta några av de punkter jag tycker är speciellt viktigt för att alla ska bli nöjda. En lightversion 😊.

Identifiering av den bästa processen:

• Rita och dokumentera tydliga processkartor. Ni kan behöva börja på en riktigt hög nivå för att sedan göra mer detaljerade versioner. Använd gärna enkla verktyg som Visio.
• I större projekt med experter från olika team och orter är det inte ovanligt att experterna vill försvara sina egna processer med näbbar och klor. Upprörda toner uppstår lätt, så du behöver hjälpa gruppen att hålla siktet på samma mål och att lägga upp sakliga argument för varför de kan eller inte kan standardisera ett visst steg i processen.
• Kan ni inte komma överens om en existerande version får ni göra de modifikationer som behövs för att ni ska komma överens. Jag har själv försökt göra detta på global nivå med många olika versioner och krav. Ibland kommer man inte överens om en version. Då gäller det istället att hitta så få versioner som möjligt
• Håll beslutstagare involverade. Du vill inte göra ett jättejobb i en isolerad silo för att beslutstagare sen ska skaka på huvudet för att ni levererar förslag som de inte kan acceptera
• När ni standardiserar är det även ett ypperligt tillfälle att identifiera förbättringar.

Implementering och uppföljning av en standardiserad process:

• Kommunicera förändringarna i god tid, inklussive hur de påverkar olika grupperingar. Det här är jätteviktigt för att verksamheten ska acceptera den nya processen!
• Inför implementering av de nya processerna behöver ni förse beslutstagarna med olika scenarier. Det är er uppgift att göra en enkel sammanställning som förmedlar all information de behöver för att ta ett bra beslut.
• Kom så tidigt som möjligt överens om mätbara och bra KPI:er som kan användas för att följa upp huruvida den nya processen följs.

Vill du diskutera mitt inlägg eller bolla mer kring RPA, hör av dig till mig!