"Så kan ni använda RPA för att automatisera valideringen av era inköp"

I dagens samhälle har många större organisationer avancerade inköpssystem där de anställda kan beställa varor och tjänster. Jag har själv arbetat mycket inom inköp, inom organisationer som använt SAP för att registrera och ha kontroll på sina inköp.

Processen för inköpsvalidering startar i och med att en anställd registrerar en förfrågan att köpa in en produkt eller tjänst. Beroende på hur lösningen (processer och teknik) ser ut så behöver diverse olika roller granska och godkänna förfrågan innan en inköpsorder genereras och skickas iväg till leverantören.

Efter att den anställda registrerat inköpsförfrågan brukar en inköpsprocess inkludera följande steg. Denna artikel fokuserar på att automatisera steg #1, även om goda automatiseringsmöjligheter även finns i steg #5.

1. Inköpsförfrågan valideras av inköpsavdelningen. Om avdelningen nekar förfrågan skickas den tillbaka till beställaren. Annars godkänner inköpsavdelningen förfrågan så att den kan gå vidare till nästa granskare. Vanligtvis är det den anställdas chef
2. När förfrågan godkänts av samtliga granskare i flödet så skapas en inköpsorder
3. När leverantören accepterat inköpsordern skapas ett bindande avtal
4. När beställningen är levererad så dokumenterar beställaren detta i systemet
5. Därefter jämförs inköpsförfrågan, inköpsordern och fakturan för att försäkra att alla värden stämmer överens
6. När den fullständiga produkten eller tjänsten levererats och inköpsförfrågan, inköpsorder och faktura stämmer överens kan inköpsordern stängas i systemet.

En något större svensk organisation kan utan problem behöva flera personer på heltid för att manuellt hantera granskningen i steg #1. Det är en uppgift som är viktig, men som av många inte uppfattas vara allt för spännande. Det kan leda till att de anställda efter en längre tid med samma typ av uppgifter känner ett missnöje för arbetet, eller till och med låter kvaliteten droppa.

Det här kan vara en utmärkt process att automatisera, men den innehåller mer interaktion med människor (beställare, leverantörer) än många av de andra processerna i denna artikelserie. En rekommendation är därför följande:

• Den administrativa inköpsfunktionen granskar varje förfrågan baserat på dokumenterade instruktioner för varje typ av inköp. För att automatisera processen behöver dessa riktlinjer ständigt hållas uppdaterade och vara tillgängliga i ett strukturerat format. Det kan handla om vilka leverantörer som ska användas, när det behöver finnas bifogade dokument och vid vilka belopp det finns specifika regler (exempelvis vid större inköp när en förfrågan kan behöva skickas ut till flera leverantörer för att hitta den leverantör som kan ge bäst pris).
  
  
• Den anställdas chef och eventuella andra godkännande senare i godkännandeflödet förväntas göra en noggrann granskning av inköpsförfrågan. I praktiken förlitar de sig ofta på att den första rollen gjort en genomgående granskning. Granskarna bör därför vara tränade i vad roboten lätt kan missa så att de lägger större vikt på de områdena.
  
  
• Genomför manuella stickprov och följ upp med beställare vid eventuella misstag som redan gjorts. Träna dem. Oftast är det okunskap och inte illvilja som ligger till grund.
  
  
• Se till att beställarna har möjlighet att indikera i systemet om en order kommer krävas manuell hantering. Då kan roboten känna av det och routa till en mänsklig kollega. Exempelvis när beställaren vet att förfrågan inte är i linje med riktlinjerna men av någon anledning behöver ha genom den ändå. Ta hjälp av ledningen om denna funktion används för ofta.
  
  
• Publicera ett policymeddelande i inköpssystemet så att beställaren varje gång den gör en beställning kryssar i att förfrågan uppfyller riktlinjerna för inköp, inklusive vilken information de bifogade dokumenten behöver innehålla. Det låter krystat, men jag vet flera organisationer där det har hjälpt. För att detta ska vara möjligt bör personerna som anställer frekvent vara tränade i riktlinjerna.

Jag har själv sett hur valideringen av inköpsförfrågningar kan automatiseras i praktiken. Det bör ses som en större förändring där ni håller beställare och godkännare i handen, samtidigt som ni strukturerar upp och uppdaterar alla riktlinjer. Görs det rätt kan inköpsvalideringen snabbas upp och kvaliteten öka, samtidigt som ni friar upp personal till mer komplexa uppgifter.

Lycka till!