Systemet som förenklade administrationen

Bakgrund

Sogeti förvaltar och utvecklar det vårdadministrativa systemet Vania som används på Centralsjukhuset i Karlstad.

Kallelser och remissbekräftelser tas ut på så kallade datamail eller A4-papper som skrivs ut på skrivare på respektive klinik. Därutöver ska bilagor bifogas och läggas i kuvert. Detta är ett tidskrävande arbete för vårdpersonalen, totalt tas cirka 400 000 kallelser och remissbekräftelser ut varje år.

Lösning

För att minska vårdpersonalens tidigare tidskrävande arbete har en tidsbesparande och kostnadseffektiv lösning införts. Istället för att skriva ut på papper skapas en xml-fil i Vania för vidare befordran till Posten för printning och utskick till patienten. Sändningen av filen sker på ett säkert, krypterat sätt.

När användarna bokar en tid för patienten får de ange vilken typ av kallelse som ska skickas och vilka bilagor som ska med vid utskicket av Posten. Texten på kallelsen finns i Vania och medföljer i xml-filen. Bilagorna lagras hos Posten och har fått ett nummer som vi lagrar i Vania, det är det numret som anges när användaren anger vilken bilaga som ska med.

Resultat

När utskrift av kallelser och remissbekräftelser sker skapas nu en xml-fil. Varje kväll hämtas xml-filen av Landstingets FTP-program TEIS som skickar filerna till Posten för utskrift och utskick till patienten. Den nya lösningen reducerar pappersexercis radikalt för Landstinget i Värmland, kvalitetssäkringen har förenklats och övertid för personalen har minskat. Även kostnaden för hanteringen av kallelser och remissbekräftelser har därigenom minskat och hanteringen snabbats upp.  

Teknik:

• Progress databas med IBM AIX och UNIX som plattform.

Referens: Landstinget i Värmland