"Så organiserar du samarbetet i Teams"

Att arbeta hemifrån ställer nya krav på hur vi samarbetar digitalt och i kombination med Microsoft Teams har vi en helt ny nivå av förändrade arbetssätt. Med de nya digitala verktygen är möjligheterna till samarbete nästintill oändliga. Just det faktum att det inte bara finns ett sätt att exempelvis kontakta kollegan eller planera inför den kommande workshopen innebär att samarbetet lätt kan blir rörigt och ostrukturerat.

Låt oss illustrera ett exempel; Tidigare har vi ofta skickat ett mail till kollegan för att diskutera det kommande säljmötet, eller kanske i vissa fall skickat ett meddelande i Skype om det är mer brådskande. Men idag går det även att skriva ett chattmeddelande i Teams, ett inlägg i sälj-teamet eller varför inte vidarebefordra det senaste mailet från kunden in till kanalen och fortsätta diskussionen där. Valmöjligheterna är betydligt fler än tidigare och eftersom vi alla fungerar olika kommer även kommunikationsvägarna att bli densamma. Hur ska vi kunna samarbeta effektivt och slippa fundera på i vilket forum vi planerade det kommande säljmötet eller vart vi laddade upp det senaste mötesanteckningen? Svaret på frågan är att ta fram ett samarbetskontrakt.

Vad innehåller ett samarbetskontrakt?

Ett samarbetskontrakt är en överenskommelse som beskriver de spelregler som teamet ska arbeta utifrån när det kommer till samarbete. Syftet med samarbetskontraktet är att effektivisera samarbetet, så att teamets medlemmar slipper spendera onödig tid på fundera på vad det är som gäller eller leta efter information.

Samarbetskontraktet ska bestämma vilka spelregler som gäller för teamets:

• Kommunikation
• Möten 
• Ansvar
• Dokumenthantering
  

Exempel på frågor:

Kommunikation

• Hur ska vi använda omnämnanden för team, kanaler och personer (t.ex. @Anna Andersson)?
• Hur och vilka verktyg ska vi använda för att konversera intern i teamet?
• Hur och när använder vi chatten?
• Hur arbetar vi med statusen i Teams? När får vi kontakta varandra och inte?

Möten

• Var har vi möten (t.ex. i Teams eller Skype)?
• Hur och vart ska vi föra mötesanteckningar?
• Om och när ska vi spela in våra möten?

Ansvar

• Vilka ska vara ägare?
• Vilket ansvar har ägaren?
• Hur ska vi hålla oss uppdaterades om nyheter inom projektet?
• Hur ska vi se till att projektmedlemmarna följer vårt gemensamma kontrakt?

Dokumenthantering

• Hur ska vi skicka dokument och länkar till varandra inom teamet?
• Vart ska vi lagra gemensamma dokument, trots att de är under uppbyggnad?
• Vad ska vi döpa våra dokument till? Sätta en namnstandard
• Hur ska vi skapa struktur för våra dokument?

Exempel på ett samarbetskontrakt

Skapa samarbetskontraktet

Det optimala är såklart att spelreglerna tas fram innan projektet eller de nya arbetsgruppen ska börja samarbeta, men många av er arbetar med högst sannolikhet redan i en uppsjö av team idag. Det är ännu inte för sent! Boka in en extra timme på ert nästa möte och uppdatera agendan med ”Vårt samarbete”. Det är sällan vi diskuterar hur vi samarbetar men det har aldrig varit så aktuellt att göra det som i dessa tider.

Känns det inledningsvis som en för stor omställning att sätta upp spelregler som kräver omvälvande förändrade arbetssätt går det bra att börja i det lilla. Är den digitala mognaden låg kan det till en början räcka med att besluta att alla kommande möten ska ske i Teams, och alla dokument som rör samarbetet ska finnas uppladdade i teamet. Spelreglerna är till för att följas och det är det upp till teamet hur många och detaljrika de ska vara.

Vart ska samarbetskontraktet finnas?

Det är viktigt att samtliga i teamet är medvetna om de spelregler som finns i samarbetskontraktet. Ett förslag är att publicera samarbetskontraktet i fliken ”Wiki” i kanalen så att alla i teamet enkelt hittar dem.  

Utvärdera samarbetet

Det är viktigt att pointera att samarbetskontraktet inte är ett tvång utan ska följas frivilligt av alla medlemmarna i teamet. Är det någon som inte vill följa spelreglerna, fånga upp varför denne inte är med på noterna. Beror det kanske på en otrygghet i de valda verktygen? Fånga in medlemmarnas uppfattning av samarbetet, trygghet i användningen och prioriteringar genom en enkät eller diskussion. Hjälps åt att utforska verktyget och dela med er av smarta tips för att öka tryggheten med verktygen i teamet.
 
Testa att jobba utifrån överenskommelserna och utvärdera sedan efter en tid för att se hur det gick och om det finns rum för förbättringar. Alla team fungerar olika, både beroende på medlemmarna och teamets syfte.

Skulle alla de team som ni är medlemmar i ha ett unikt samarbetskontrakt skulle detta innebära att spelreglerna är annorlunda i varje team. Det kan minst sagt bli förvirrande om du i ett team ska gilla ett inlägg för att visa att du tagit del av informationen, medan i ett annat måste du kommentera ”Läst”. Det är uppenbart att ett sådant läge inte är hållbart. Har verksamheten kommit till det stadiet är ett generellt samarbetskontrakt som gäller för alla team att rekommendera, men det får bli ett annat blogginlägg.

Lycka till med samarbetet!