"Så fick Övik Energi sin RPA-robot på 6 veckor"

RPA. Robotic Process Automation. Låter det avancerat? Tänk tvärtom! RPA handlar kort och gott om att låta en robot utföra rutinmässiga uppgifter och därmed frigöra tid till annat. På köpet får du en effektiv och väldokumenterad process.  

Hur kommer man då igång och vad krävs för ett lyckat resultat? Vi bad vår kund Övik Energi berätta hur det gick till när RPA-roboten Greta såg sitt ljus hos dem.

Från tanke till handling

Det plingar till när IT-utvecklaren Sara Pettersson och Jenny Öhman, redovisningschef på Övik Energi ansluter till vårt Teams-möte i vad som kommer att bli ett mycket trevligt samtal.

”En av våra vägledande principer på Övik Energi är att vi ska nyttja potentialen i ny teknik och driva förändring, vilket vi på IT-sektionen tagit fasta på. Det är däremot viktigt att förändringen inte sker på IT-sektionen, utan ute i verksamheten. RPA-projektet ägdes därför av den avdelning vars process skulle automatiseras”, berättar Sara.

Kickstart – tryggt koncept

Låt oss börja från början. RPA-fröet såddes redan innan Sogeti kom med i bilden, med en RPA-föreläsning för Övik Energis avdelning för verksamhetsstöd (där både IT-sektionen och den gemensamma redovisningsenheten ingår.)

”När vi sedan bestämde oss att implementera RPA lockades vi av Sogetis ”RPA Kickstart”. Vi gillade konceptet med ett fördefinierat pilotprojekt. Det kändes tryggt och kontrollerat med ett fast pris, färdiga projektmallar, tydligt fördefinierat tidsschema och guidning från start till slut. Vi gillade även tanken att börja litet med ett snabbt resultat istället för att gapa efter för stort”, konstaterar Sara.

”När Sara frågade om vi ville utföra projektet på min avdelning var jag tveksam på grund av den valda tidpunkten, säger Jenny med ett skratt och fortsätter:

”Även om jag var positiv till idén skulle projektet pågå mitt i årsbokslutsarbetet när vi alltid har många övertidstimmar. Men vi körde ändå och det gick hur bra som helst. Sogetis konsulter var väldigt självgående och vi kunde fokusera på vårt bokslutsarbete samtidigt som RPA-projektet var i full gång. Jag är jättenöjd.”

Läs mer om RPA-kickstart här

Discovery Workshop – val av process

Startskottet på projektet blev en Discovery Workshop på en halvdag där Sogetikonsulter med berörda personer från Övik Energi identifierade och prioriterade RPA-processkandidater.

”Det gick fort att hitta rätt process. Sogeti guidade oss igenom en jättebra checklista med frågor om t.ex. in- och utdata, volym, stabilitet, potential att tjäna, komplexitet, mm. Frågorna gjorde att vi fick igång tankeverksamheten på ett bra sätt”, berättar Jenny och fortsätter:

”Vi valde processen Kundfakturering Arbetsordrar. Det var inte den process vi tjänade mest tid på att automatisera i ett första skede, men vi såg stor potential att skala upp den. God tvåa kom processen för att skicka ut interna påminnelser för attest av fakturor.”

Internt engagemang och inkludering

”För att skapa internt engagemang och inkludering bjöds redovisningsenheten in till föreläsning och verksamhetsmöte i början av projektet innan det blev mer utbildning för personalen på redovisningsenheten”, berättar Sara.

”Det var lite trögt i början. Många funderade vad roboten kunde och inte kunde göra. Det väckte en nyfikenhet hos flera och ett intresse. Det tog ett tag innan vi förstod vilka förutsättningar roboten behövde för att kunna utföra våra processer, konstaterar Jenny och fortsätter:

”Att informera alla var jättebra för att skapa förståelse för syftet. Det väckte en nyfikenhet hos flera och det blev naturligt även för dem som inte var direkt involverade i projektet att ställa frågor till Sogetikonsulterna på våra fikastunder”,  konstaterar Jenny.

Från manuellt knappande till automatiserad process

”Nästa steg blev att vi visade hur vi manuellt knappade oss igenom processen medans Sogeti filmade skärmarna för att säkerställa att allt skulle kunna automatiseras”, berättar Jenny och Sara fyller i:

”Som bonus fick vi en väl dokumenterad process i form av ett fint detaljerat schema för hur vi genomför denna rutin manuellt. ”

”Det är långt ifrån självklart att olika personer gör och skriver exakt likadant och använder samma mallar för samma syfte. Vi blev snabbt upplysta om att vi gjort på lite olika sätt och kunde passa på att åtgärda det och skriva korta tydliga instruktioner. Bara genom att förbereda oss inför RPA fick vi en renare och tydligare process samt förbättrade instruktioner”, berättar Jenny.

Självgående konsulter från Sogeti

”Det var jättetrevligt att ha Sogetis RPA-konsulter hos oss. Jag upplever att de som var berörda av RPA-projektet tyckte att det var roligt att någon intresserade sig för deras dagliga arbete och svarade gärna på frågor. Konsulterna var självgående och eftersom vi var mitt i årsbokslutsarbetet så var vår mötestid begränsad, så ibland blev det istället snabba frågor via Teams. Det rullade på jättebra!” konstaterar Jenny.

Konceptet Kickstart –  att rekommendera

”Vi är väldigt nöjda att vi började med en kickstart. Vi fick verkligen ut något konkret av detta och till en vettig summa. Dessutom visste vi redan från start hur det skulle gå till, när Sogetis konsulter skulle sitta hos oss och exakt vilket datum vi skulle vara klara”, konstaterar Sara och fortsätter:

”Vi ville visa att vi kan hålla oss i framkant gällande tekniken. Det här kändes som ett säkert kort för att våga testa något helt nytt och vi attraherades därför av det färdiga konceptet från Sogeti. Jag rekommenderar verkligen Sogetis RPA Kickstart.”

Tips till andra

”Mitt tips till andra är att ta sig tid att välja en ren process som kan skalas upp. Ett säkert kort är att leta på ekonomiavdelningen. Se även till att inget systembyte väntar runt hörnet. Glöm inte heller utbildning och kommunikation. Med en liten utbildningsinsats kommer man långt”, säger Sara och Jennny fyller i:

”Se till att input kommer på ett strukturerat sätt. Börja inte för stort, utan se istället till att det är genomförbart.”

Rustad för nästa steg

Förutom en automatiserad process har nu redovisningsenheten på Övik Energi fått ett mer digitalt tänk och allt oftare hör man kommentaren ”skulle en robot kunna göra det här också?”.

Hittills har de inte hunnit se något resultat i tidsvinst efter sitt nyligen genomförda pilotprojekt, men både Sara och Jenny vittnar om en annan stor vinning i form av förändrad inställning och en större förändringsbenägenhet, vilket ger Övik Energi en ytterligare skjuts i den så aktuella digitaliseringresan.

”Vi vill såklart fortsätta att automatisera våra processer. Nu vet vi vad som krävs, vilken typ av process som är lämplig att använda och vi kan introducera fler avdelningar i detta. Vi har fått verktyg som vi har stor nytta av, även om vi kommer att behöva Sogetis konsulter för att utföra det rent tekniska. Marknadsavdelningen har redan en lista på rutiner de vill automatisera, så det är inte omöjligt att de blir nästa avdelning som inför RPA på Övik Energi”, avslutar Sara med ett nöjt leende.

Nyfiken på att veta mer eller har du ett behov som du vill diskutera? Hör av dig till Linda Byström, kundansvarig för Övik Energi och Account Manager på Sogeti i Örnsköldsvik: 
linda.bystrom@sogeti.se, tel. 073-026 17 75, eller till ditt närmaste Sogetikontor.