Digitalt grepp på bred front med VTG och Sogeti

VTG är ett bolag inom anläggnings-, mark och transportområdet som anlitat Sogeti för utveckling av allt från intranät, webb, app, portaler och affärssystemsinförande.

VTG består av ca 130 delägare och bland ägarna finns allt från enskilda maskinsägare till stora entreprenadföretag. VTG förser alla intressenter med uppdrag, avtal, information, utbildningar, besiktningar, försäkringar, mm.

Det blir en del att hålla reda på. Hur får man allt att flyta med dessa förutsättningar och hur kan man digitalisera och utveckla sin verksamhet så att alla intressenter blir nöjda?

Vi tog en pratstund med Niklas Eriksson, VD på VTG och bad honom dela med sig av sin syn på affärsutveckling och samarbetet med Sogeti.

Intranät, ledningssystem och webb

Första gången VTG vände sig till Sogeti var med en förfrågan att skapa ett intranät och ledningssystem. I samband med detta hjälpte Sogeti VTG med en processkartläggning och workshop som underlag till upphandling av ett verksamhetssystem.

"Huvudsyftet med intranätet var att förbättra kommunikationen mellan våra fem kontor, vår personal och våra delägare. Sogeti utvecklade även vår externa hemsida", berättar Niklas.

Orderhanteringsapp med offline-läge

Efter några års användande av ett på marknaden existerande verksamhetssystem upplevde VTG att systemets mobila (app)lösning inte motsvarade användarnas behov.

VTG vände sig till Sogeti. Lösningen blev en orderhanteringsapp med offline-läge. En viktig funktion var att ha arbetsordrar tillgängliga för information och att kunna uppdatera offline, då leverantörerna ofta befinner sig i terräng utan täckning. Numera funkar det och så fort ett nätverk är tillgängligt synkas data till verksamhetssystemet.

"Appen löser flera av våra behov. För att inte skapa dubbel administration eller missa något steg gjorde vi ett gediget förarbete där Sogeti hjälpte oss med workshops, roadmap och vilken data som skulle ligga i respektive system", berättar Niklas.

I appen hanteras ca 80 000 arbetsorder per år digitalt istället för i pappersformat. Appen används av delägarna och deras anställda som utför jobben, där ordrar/orderrader listas per användare. Användaren kan lägga till orderrader, material, etc samt rapportera utfört jobb. Orderhanteringsappen jobbar direkt mot VTG:s verksamhetssystem.

"Visst finns det ett visst motstånd hos några delar av delägarna att gå över till digitala hjälpmedel. Det innebär att de digitala verktyg vi erbjuder verkligen måste fylla sitt syfte och vara enkla att använda. Annars kommer vi aldrig över tröskeln att digitalisera vår verksamhet", konstaterar Niklas.

Delägarportal – förenklar för utförarna av VTG’s tjänster

Sogeti och VTG har även utvecklat en delägarportal där VTG:s delägare hämtar sina ordrar. Portalen har ca 500 användare.

Delägarportalen är en webbapplikation som ger VTG’s delägare översikt på sina arbetsordrar och kostnader hos VTG. Delägarportalen innehåller också all information om avräkning.

Portalen ger delägarna en sida där de hittar allt de behöver för sin bokföring (fakturor, bilagor, momsinformation, etc). Portalen ger även delägarna möjlighet att följa upp sina jobb, maskiner och resurser samt ladda info till Excel. Portalen innehåller även meddelanden från VTG till delägarna (om t.ex. utbildningar, möten).

Kundportal – för uppföljning av arbetsordrar i realtid

"Sogeti har också utvecklat en kundportal till oss. Det är en webbapplikation som hjälper våra stora kunder att följa upp de ordrar som ligger under utförande hos oss. Från portalen kan kunden signera utförda jobb, vilket sedan går direkt vidare till fakturering. Portalen sammanfattar information från vårt verksamhetssystem", berättar Niklas.

Leder hellre än följer utvecklingen

"Varför göra som vi alltid gjort? För mig är det väldigt viktigt att aktivt lyssna på kunden. Varför till exempel bara leverera en lastbil eller maskin? Kan vi sätta samman tjänster utifrån kundbehov? Vi behöver göra mycket mer för att göra våra kunder nöjda och öka vår lönsamhet. Vi behöver hitta vad VTG är unika på och visa det, som att exempelvis sälja sammansatta tjänster istället för en gubbe med spade", säger Niklas och fortsätter resonera:

"En kund vill inte ha 50 moment utförda av olika kontakter. De vill ha en kontaktyta. Ska vi hjälpa kunden med det så behöver vi IT-stöd för att se vem som utfört vad hos vilken kund. Jag kommer själv från kundsidan och vet hur värdefullt det är med en kontaktyta. Vi måste även våga säga nej till uppdrag. Det sitter i ryggmärgen hos för många att säga ja till allt. Här kan också tekniken hjälpa oss att få en överblick och planera", konstaterar Niklas.

Personkemi och ordning & reda

"Sogeti är lyhörda och kommer alltid med proaktiva lösningar och idéer. Jag har stort förtroende för Sogeti", säger Niklas och fortsätter:

"Personkemin är viktig i allt samarbete. Vi klaffar med Sogeti och tänker lika vad gäller kundrelationer. Vi vill också vara en partner med våra kunder, erbjuda tjänster med förtroende, inte tumma på kvalitet, ha ordning och reda samt skapa goda relationer. De flesta IT-leverantörer kan skapa IT-lösningar, men det är goda relationer och ömsesidig respekt som skapar mervärde. Sogeti vill förstå vår verksamhet, lika mycket som vi vill förstå våra kunders behov", konstaterar Niklas.

"På tal om ordning och reda. Tidigare kunde brister i vår fakturering komma på tal i våra kundmöten. Orsaken var främst att vi fick tyda mängder av skrivstilar i faktureringsunderlagen. Och det ska ni veta, att det som skrivs med penna i hast är inte enkelt att tyda! Med våra nya digitala hjälpmedel är det idag väldigt sällan snack om fakturor i mina kundmöten".

Nästa steg

"Vi har gjort massor, men har mycket kvar. Vi ska forsätta utmana oss själva och tänka utanför boxen. Jag ser därför fram emot att fortsätta arbeta med Sogeti inom flera områden. Just nu hjälper de oss att byta ekonomisystem. Deras applikationskonsult hjälper till att föra in ett standardsystem som vi beställt via annan leverantör. Vi har inte tid att själva projektleda införandet, så Sogeti är vår projektledare och samarbetar med systemleverantören", berättar Niklas och avslutar:

"Sogeti har många strängar på sin lyra och de är flexibla nog att anpassa sig efter kundernas behov. Precis som oss!"

"VTG är en spännande kund med härligt driv. Vi är tacksamma över att få arbeta tillsammans med dem och vi hoppas på ett fortsatt långt samarbete", avslutar Linda Byström, kundansvarig för VTG på Sogeti.

Nyfiken på att veta mer eller har du ett behov som du vill diskutera? Hör av dig till Linda Byström, kundansvarig för VTG och Account Manager på Sogeti i Örnsköldsvik: linda.bystrom@sogeti.se, tel. 073-026 17 75.