Så utvecklar Karlstads kommun långsiktigt och hållbart

Bakgrund

Inom Karlstads kommun arbetar cirka 8000 anställda inom olika förvaltningar och kommunala bolag. Olika medarbetargrupper har olika behov av sätt att dela och samarbeta internt, där vissa samarbetar väldigt mycket medan andra gör det i mindre utsträckning.

Karlstads kommun önskade bygga en datadriven och hållbar organisation, inifrån och ut. För att Karlstads kommun ska kunna säkerställa den bästa möjliga servicen till sina slutanvändare har Sogeti fått förtroendet att ingå i objektet Samarbete och Produktivitet (Microsoft 365).

Lösning

Efter inledande kartläggning genom två workshops per förvaltning och kommunala bolag, startades utvecklingen av lösningen iterativt, enligt Scrum och ett agilt arbetssätt. Lösningen baseras på en SharePointbaserad fillagring i en hybridmiljö där konfidentiell information lagrades på SharePoint Server, och mer öppen information lagras i SharePoint Online och Microsoft 365. Viss information, som används i verksamhetssystem, behövde fortsatt lagras på filytor. 

Uppdraget omfattar även att förvalta, utveckla och underhålla Karlstads kommuns kundlösningar som baseras på framförallt Power Platform, såväl i molnet med Power Automate och Power Apps, som lokalt med Power Automate Desktop (Robotic Process Automation) för data som ej får hanteras i molnet.

Även M365-applikationer såsom Forms, Bookings, OneNote, OneDrive ingår i förvaltningsobjektet.

Resultat

Lösningen baseras på en hybridmiljö i Microsoft 365, SharePoint Online och SharePoint Server, vilken förser både interna användare och även Karlstads kommuns externa användare med smidiga tjänster. Samt säkerställer informationsäkerheten och behörighetsstrukturen för befintliga och nya medarbetare.

Repetitiva och massiva administrativa uppgifter har automatiserats för att frigöra tid för de anställda. Till exempel ett debiteringssystem för Vård- & Omsorgsförvaltningen, men även behörigheter till IT-system vid avslutad anställning och bokning av PRAO-platser.