BLOGGPOST
PROJEKTLEDNING

Jonas Jaani: Excel-hacksen som imponerar

Briljera med magiska listor, gör en målsökning eller skapa en villkorsstyrd formatering. Microsoft Excel har blivit projektledarens vardagsverktyg. Här är tipsen som gör dig till en verklig mästare!

Enligt en undersökning använder 82 procent av alla projekt Microsoft Excel som verktyg för projektplanering. Enkelheten med rader, kolumner och celler gör att den blir en attraktiv lösning för projektplanering.

Här är några tips som gör att du som projektledare vinner priset som Excel-mästare:

1 Briljera med magiska listor: Snabbfyllning

Scenario: Du har fått en lång lista med e-postadresser. Du vill sortera ut förnamn, efternamn och faktafält.

1) Börja med att hjälpa Excel. Skriv "svaren" på första raden.

2) Markera de rader som du vill fylla ut:

3) Välj Snabbfyllning under menyn Data, eller tryck ctrl-e:

4) Magi! (Fortsätt med de övriga kolumnerna)

 

2 Bli överens - Målsökning

Scenario: Du ska räkna hur många veckor ett projekt ska pågå och hur många personer som bör vara inblandade. Säljarna kräver en marginal och avtalet med kund är fast pris. Du behöver simulera antalet projektveckor för att skapa balans i marginal och antalet personer inblandade i projektet.

1) Ställ dig vid ett fält du vill justera och välj Konsekvensanalys/Målsökning i menyn Data.

2) Ange ett värde som du vill simulera och målsöka. Välj att du vill justera antalet personer i projekt.

Excel hack 6

3) Målsökning utför simuleringen och justerar antal personer. Fortsätt tills du och säljaren är nöjda med marginal, projektveckor och antalet personer.

Excel hack 7

 

3 Röda siffror - Villkorsstyrd formatering

Scenario: I en lång lista vill du markera och visualisera höga siffror.

1) Markera listan med siffror och välj Villkorsstyrd formatering i Start-menyn i Excel. Välj Regler för markering av celler och Större än...

Excel hack 8

2) Ange tal och färg du önskar markera.

(Om du vill ta bort markeringarna så välj Villkorsstyrd formatering och Radera regler.)

 

4 Räkna inte själv: Prognosblad

Scenario: Du ska estimera projektbudget inför nästa år. Som underlag har du årets första 10 månader.

1) Markera utfallet. Väljs Prognosblad under Data-menyn. Justera Prognosens slut till 24 och om du vill kan du även justera Säsongsberoende.

2) Ett nytt blad skapas där du kan fortsätta att manuellt estimera budgeten.

(Prognosbladet använder AAA-versionen av algoritmen för exponentiell utjämning (ETS))

todo todo